Как заполнить книгу учета БСО, если БСО приобретены за несколько дней до регистрации ИП?

Форма 0504045. Книга учета бланков строгой отчетности

Наличие книги (или, как ее еще иногда называют, журнала) учета бланков строгой отчетности необходимо на тех предприятиях, которые осуществляют прием финансовых средств от клиентов без применения контрольно-кассовой техники. Этот документ является своего рода учетным регистром, который имеет хождение как в государственных учреждениях, так и на предприятиях коммерческого сектора.

Кто имеет право вести работу без применения кассы

Законодательство ограничивает круг организаций, которые имеют право работать без применения контрольно-кассовой техники, но при этом он все равно достаточно широк. В частности, осуществлять деятельность без использования кассы могут:

  • индивидуальные предприниматели,
  • предприятия, предоставляющие услуги населению
  • компании, организующие питание в школах, торговлю в киосках, прием стеклотары, продажу непродуктовых товаров на рынках, выставках, ярмарках и т.п.

Если организация воспользовалась правом работы без контрольно-кассовой техники, она должна пользоваться бланками строгой отчетности.

Что это такое бланки и для чего они нужны

Под бланками строгой отчетности подразумеваются квитанции, которые удостоверяют факт принятия денежных средств от физических лиц. Каждый бланк всегда имеет два экземпляра:

  • один после заполнения отдается клиенту,
  • второй остается в организации.

Бланки актуальны только при наличных расчетах, при безналичных перечислениях использование таких бланков невозможно, как в отношениях между юридическими лицами.

По своей сути бланки являются альтернативой кассовому чеку. При этом использование бланков наиболее интересно небольшим компаниям, поскольку они позволяют экономить средства, которые затрачиваются на покупку и обслуживание контрольно-кассовой техники.

Бланки обычно покупаются в специализированных магазинах, разрабатываются организациями самостоятельно или печатаются в типографиях определенными тиражами. Все бланки входят в тираж в определенной хронологии, нумеруются и регистрируются в книге учета.

Что нужно заносить в книгу

В данный документ вносят всю информацию, касающуюся бланков, в том числе их прихода (покупных или распечатанных) и расхода (использованных по назначению или испорченных, недостоверных, списанных).

Представители некоторых организаций ошибочно полагают, что в книгу учета бланков надо вносить информацию по поступлению и расходу денежных средств, в том числе конкретных суммы. Это не так.

Сюда вписываются только данные о перемещениях бланков (получение в типографии, регистрация распечатанных внутренних шаблонов, выдача материально-ответственным работникам и т.д.) и их количестве.

А все, что касается денег, полученных при их использовании, вносится в другой документ – книгу учета доходов и расходов.

С какой периодичностью нужно менять книгу

Обычно книга учета бланков строгой отчетности имеет ограниченный срок действия – например, она может использоваться в течение года или определенного налогового периода.

Норма о сроке действия устанавливается в индивидуальном порядке директором предприятия.

После того, как текущая книга будет закрыта, создается новый документ.

Что будет, если обойтись без книги

Если компания применяет бланки строгой отчетности, то она в обязательном порядке должна вести и книгу их учета. Отсутствие этого документа в случае проверки налоговыми инспекторами может привести к крупным штрафным санкциям в отношении предприятия и должностных лиц – директора и главного бухгалтера.

Составление книги учета

Единой, обязательной к применению, формы книги учета бланков строгой отчетности на сегодняшний день не существует. Организации вправе разрабатывать ее самостоятельно или пользоваться унифицированным шаблоном, ранее рекомендованным к использованию (форма 0504045). Второй вариант хорош тем, что не нужно ломать голову над структурой и содержанием книги – все необходимые данные в неё уже включены.

Заполнение книги учёта бланков строгой отчетности

  1. В документ по порядку вносятся:
    • дата открытия книги и закрытия (в нужное время),
    • наименование организации,
    • ее код по ОКПО,
    • название бланка (квитанция, товарный чек и т.п.),
    • условная цена за единицу в рублях,
    • номер счета, по которому проходят средства,
    • код формы.
  2. Далее идет основная часть, в которой расположена таблица из нескольких столбцов и строк. В нее вписываются:
    • дата внесения данных,
    • от кого получены бланки или кому выданы (название организации или ФИО физического лица),
    • название документа, послужившим основанием для их принятия или выдачи.
  3. Затем идут графы «приход» и «расход» — сюда вносится информация о бланках, поступивших в организацию, истраченных и списанных, а в завершение вписывается остаток.
  4. Также в книге должно поставить свою подпись лицо, передавшее бланки или получившее их на руки.

Оформление книги

Книга учета бланков обычно содержит большое количество листов. Их нужно скреплять степлером или прочной суровой нитью и пронумеровывать, таким образом, чтобы получился журнал или брошюра.

Заверять документ при помощи печати или штампа нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий закреплено в локальных нормативно-правовых актах фирмы.

Допустимы ли ошибки и исправления

При внесении сведений о бланках в книгу учета не рекомендуется допускать ошибки и исправления, а уж тем более нельзя вносить в форму заведомо ложную или недостоверную информацию.

Если при заполнении книги всё же были допущены какие-то неточности, их следует аккуратно зачеркнуть, внести скорректированные данные, написать фразу «исправленному верить», поставить печать организации, дату и подпись ответственного за ведение книги сотрудника.

Как и сколько времени хранить документ

В период действия книга должна находиться под рукой специалиста отдела бухгалтерии. После того, как в нее будет внесена последняя запись, ее необходимо хранить не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными актами компании (но не меньше законодательно установленного срока).

Бланки строгой отчётности и их учёт — что нужно знать о них предпринимателю

Любой предприниматель стремится свести к минимуму организационные расходы, связанные с деятельностью его компании. Поэтому, если закон позволяет отказаться от использования в работе кассового аппарата и применять в расчётах с клиентами бланки строгой отчётности, имеет смысл воспользоваться этой возможностью. Но нужно помнить, что эти документы, как и следует из их названия, нуждаются в тщательном учёте, регистрации в специальной книге и контроле их использования.

Бланки строгой отчётности и их виды

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 различные организации, в том числе коммерческие, и индивидуальные предприниматели имеют право при оказании широкого перечня услуг населению (физическим лицам) выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчётности (БСО). Для разных видов услуг они выглядят и называются по-разному. Это могут быть:

Для большинства видов деятельности единого образца БСО не существует, и каждая организация или ИП имеет свой стандарт этих документов. Однако Постановление устанавливает ряд обязательных для всех реквизитов, включая название и организационно-правовую форму для компаний и Ф. И. О. для индивидуальных предпринимателей.

Порядок изготовления бланков

Изготовление БСО допускается двумя способами:

  • заказ в типографии;
  • печать с помощью автоматизированной системы.

Прежде чем заказывать бланки, нужно удостовериться, что у типографии имеется разрешение на их выпуск. Печатать их самостоятельно на принтере закон не позволяет.

Чекопечатающая машина позволяет отказаться от ведения книги учёта БСО и не требует регистрации в ФНС

Вместо этого можно приобрести специальное устройство для их изготовления. Хотя по внешнему виду оно напоминает кассовый аппарат и продаётся в тех же магазинах, официально оно не относится к ККМ и не требует постановки на учёт в ФНС.

Порядок учёта БСО

Процедура учёта бланков строгой отчётности зависит от способа их производства. Она одинакова для ИП и организаций. Если бланки печатаются в типографии, принимать их должен работник, назначенный ответственным за их хранение (обязательно являющийся материально ответственным лицом), или руководитель лично.

Принимающий должен убедиться, что серии и порядковые номера полученных бланков, а также их общее количество соответствуют заявленному в сопроводительных документах. В завершение составляется акт приёмки БСО. Он подписывается руководителем организации или ИП совместно с членами комиссии по приёмке БСО, состав которой перед этим утверждается специальным приказом. Получение и выдача бланков фиксируются в книге учёта БСО.

Если бланки изготавливаются с помощью специального устройства, в ведении книги учёта нет необходимости, так как в памяти аппарата сохраняются данные обо всех когда-либо напечатанных документах.

Сейчас существует много интернет-сайтов, заявляющих, что они имеют статус автоматизированной системы. Это позволяет их клиентам печатать БСО на своём принтере, не нарушая закон. Можно ли доверять таким сайтам? На этот счёт можно услышать разные мнения экспертов. По общему мнению, использовать БСО можно, соблюдая следующие условия.

Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований. Во-первых, автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия его бланка.

https://pravoved.ru/question/871377/

То есть, при выборе такого способа формирования и учёта БСО следует обратить особое внимание на надёжность системы и убедиться, что учёт на сайте ведётся надлежащим образом и вся информация может быть предоставлена по первому требованию проверяющих из ФНС.

Особенности нумерации бланков строгой отчётности

Любой БСО должен иметь уникальный порядковый номер, состоящий из шести цифр, а также серию, обозначающуюся двумя буквами. При использовании автоматизированных систем нумерация бланков осуществляется автоматически. При заказе в типографии первой партии обычно присваивается серия АА, нумерация ведётся с 000001. При последующих заказах нумерацию нужно продолжать, а не начинать заново.

Такой бланк строгой отчётности, изготовленный в типографии, используется в гостиничном бизнесе

Как вести книгу учёта БСО

Вести этот документ обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, если они не пользуются автоматизированной системой печати и учёта БСО. Единого стандарта книги для коммерческих структур, какими являются ООО и ИП, не предусмотрено, поэтому возможно использовать бланк книги учёта БСО для государственных и муниципальных учреждений. Его можно скачать здесь или разработать свой дизайн документа.

При этом должны соблюдаться следующие требования:

  • все листы пронумерованы;
  • книга прошита;
  • подписана руководителем организации и главным бухгалтером либо индивидуальным предпринимателем.
Читайте также:  Какие виды деятельности обязаны соблюдать кассовую дисциплину?

Делать записи в книге уполномочено только лицо, ответственное за приёмку и выдачу бланков строгой отчётности.

В книгу вносятся данные о следующих событиях:

  • получении бланков БСО из типографии;
  • выдаче бланков лицам, работающим с клиентами;
  • количестве оставшихся бланков;
  • списании БСО.

Важно: запись в книгу учёта нужно вносить при передаче бланка БСО сотруднику, работающему с клиентами, а не при принятии оплаты от клиента.

В книге должны быть отражена информация о каждом экземпляре БСО, полученном организацией или ИП, в том числе бракованным, заполненным с ошибками и испорченным. Они не выбрасываются, а перечёркиваются и прикладываются к книге учёта.

Как заполнять книгу учёта

Это инструкция по заполнению типовой формы книги учёта БСО. Как уже было сказано ранее, закон допускает отступления от неё. Если для конкретной фирмы какие-то из элементов неактуальны, их можно не включать в документ.

Шапка книги содержит следующие элементы:

  • «Учреждение» (строка 1);
  • «Структурное подразделение» (строка 2);
  • «Дата открытия» (поле 1);
  • «Дата закрытия» (поле 2);
  • «Код по ОКПО» (поле 3);
  • «Номер счёта» (поле 4);
  • «Наименование формы строгой отчётности» (поле 5);
  • «Код формы» (поле 6).
  • «Дата» (столбец 1);
  • «От кого получено (кому отпущено)» (столбец 2);
  • «Основание» (столбец 3);
  • «Приход» (столбец 4);
  • «Расход» (столбец 5);
  • «Остаток» (столбец 6).

Оформление шапки документа

  1. В строке 1 необходимо указать полное наименование компании в соответствии с её уставом. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия и инициалы согласно паспорту, например: «Индивидуальный предприниматель Васильев М.Н.»
  2. В строку 2 заносится название структурного подразделения. Если фирма не имеет таковых, можно поставить прочерк или просто не писать эту строку.
  3. В полях 1 и 2 указываются соответственно даты начала и завершения ведения книги.
  4. В поле 3 нужно вписать соответствующий код, а если он не был присвоен, то просто поставить прочерк.
  5. Поле 4 необходимо заполнять только для тех фирм, которые ведут бухучёт.
  6. В поле 5 указывается название БСО (например, квитанция или путёвка).
  7. В поле 6 записывается соответствующий код, который присутствует на самих бланках БСО. Если его нет, можно поставить прочерк.

Заполнение таблицы

  1. В столбец 1 заносятся даты проводимых с БСО операций: получения, выдачи или списания.
  2. В столбце 2 указывается название организации, печатавшей бланки (при получении) или Ф. И. О. МОЛ (материально ответственного лица), кому они выдаются (при выдаче).
  3. В столбце 3 нужно указать документ (его название, дату и номер), на основании которого производится приёмка или выдача БСО.
  4. Столбец 4 заполняется каждый раз после получения новой партии напечатанных БСО из типографии. Нужно указать: общее количество принятых бланков, их серию и номера первого и заключительного документов в серии. Работник, в чьи обязанности входит хранение принадлежащих компании БСО и ведение книги, подтверждает получение бланков своей подписью.
  5. Аналогично при выдаче БСО сотруднику фиксируется их количество, серия, номера первого и заключительного бланка в столбце 5. Тогда подпись ставит принимающий сотрудник.
  6. В столбце 6 указывается число бланков, находящихся в организации или у ИП после каждой операции.

Образцы заполненной книги учёта БСО для организации и ИП

Для наглядности при заполнении книги можно пользоваться готовыми образцами, представленными ниже.

Образец заполненной книги учёта БСО поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить этот документ

Правила ведения книги учёта БСО одинаковы для компаний и индивидуальных предпринимателей.

Образец заполненной книги учёта поможет сотрудникам ООО правильно оформить этот документ

Инвентаризация и списание БСО

Инвентаризация бланков строгой отчётности совпадает по времени с инвентаризацией кассы. При этом проверяется, все ли находящиеся в бухгалтерии организации или у ИП корешки или копии БСО отражены в Книге учёта и нет ли потерянных бланков. Для проведения этой процедуры создаётся специальная комиссия. Результаты проверки фиксируются в форме ИВН-16, заполнять которую нужно в двух экземплярах.

Списание БСО производится после окончания нормативного срока их хранения, который составляет 5 лет. При этом членами специально созданной комиссии составляется Акт о списании БСО. В нём учитываются не только корешки и копии бланков, переданных клиентам, но и испорченные экземпляры. Неиспользованные бланки, потерявшие актуальность (например, при изменении реквизитов организации или ИП), можно списывать и уничтожать в любое время, при этом также составляется акт.

При использовании организацией или ИП бланков строгой отчётности нужно уделить максимум внимания их учёту, регулярно проводить инвентаризацию и правильно заполнять книгу учёта БСО. Информация обо всех бланках, прошедших через фирму, должна быть отражена в книге или автоматизированной системе. Грамотное ведение учёта БСО поможет обезопасить компанию от претензий со стороны налоговых органов.

Как заполнять книгу по учету БСО?

Я ИП на упрощенке, без работников. Помогите в заполнении книги по учету БСО, пожалуйста.

1) Правильно ли я понимаю, что эта книга нужна только для регистрации получения бланков из типографии и потом доверенными лицами? То есть выдача БСО клиентам уже не учитывается в книге БСО? Тогда получается у меня там будет всего 2 внесения, пока все БСО не закончатся или до первой инвентаризации: получение БСО из типографии и выдача их самой себе?

2) Так как у меня нет наемных работников, получается, что я сама себе выдаю эти БСО и в графе «от кого получено или кому отпущено» я пишу свое имя?

3) Что указывать в графе «Основание (наименование документа, номер и дата)? Я даже с типографией никаких договоров не заключала, никаких накладных не было. Просто перечислила деньги на карту. А уж при передаче БСО смой себе я тем более никаких документов не изготавливала.

4) Как часто нужно проводить инвентаризацию? И как это делать?

5) Нумеровать страницы мне нужно самой? Просто проставить номера в ручную и все?

Ответы юристов ( 2 )

Здравствуйте уважаемая Оксана!

1) Правильно ли я понимаю, что эта книга нужна только для регистрации получения бланков из типографии и потом доверенными лицами? То есть выдача БСО клиентам уже не учитывается в книге БСО? Тогда получается у меня там будет всего 2 внесения, пока все БСО не закончатся или до первой инвентаризации: получение БСО из типографии и выдача их самой себе?

Да все верно Оксана, заполняете каждый приход (при получении из типографии) и расход (выдача бланков себе).

2) Так как у меня нет наемных работников, получается, что я сама себе выдаю эти БСО и в графе «от кого получено или кому отпущено» я пишу свое имя?

Все верно, поскольку Вы ИП без работников, вписываете свои ФИО.

3) Что указывать в графе «Основание (наименование документа, номер и дата)? Я даже с типографией никаких договоров не заключала, никаких накладных не было. Просто перечислила деньги на карту. А уж при передаче БСО самой себе я тем более никаких документов не изготавливала.

Вам необходимо составить акт приема передачи БСО.

5) Нумеровать страницы мне нужно самой? Просто проставить номера в ручную и все?

Согласно пункту 13 Положения «Об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).

Что касается инвентаризации то согласно пункту 17 вышеуказанного положения:

17. Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Списывать в расход начинаете с первой выдачи первого БСО, в расходе указываете кол-во (–) Серия и номер с 000001- 0000(–)

Максим, спасибо за подробный ответ!

Подскажите еще, акт приема передачи составлять в свободной форме или есть шаблон какой-то? Как это вообще оформлять? И тогда получается в графе “Основание (наименование документа, номер и дата) данные будут вноситься только один раз при изготовлении очередной партии. Правильно? Спасибо!

Здравствуйте, Оксана!
Основной документ, который регулирует ведение данной книги — Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Формы утверждены Протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001 «О решениях Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» (вместе с «Дополнением N 27 . », утв. Решением ГМЭК от 29.06.2001, протокол N 4/63-2001).

1) Правильно ли я понимаю, что эта книга нужна только для регистрации получения бланков из типографии и потом доверенными лицами? То есть выдача БСО клиентам уже не учитывается в книге БСО? Тогда получается у меня там будет всего 2 внесения, пока все БСО не закончатся или до первой инвентаризации: получение БСО из типографии и выдача их самой себе?
2) Так как у меня нет наемных работников, получается, что я сама себе выдаю эти БСО и в графе «от кого получено или кому отпущено» я пишу свое имя?

14. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.
15. Бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются работником, указанным в пункте 14 настоящего Положения, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Приемка производится в день поступления бланков документов.

Если у вас нет работника, то конечно же никого кроме себя вы не можете вписать в графы книги.

3) Что указывать в графе «Основание (наименование документа, номер и дата)? Я даже с типографией никаких договоров не заключала, никаких накладных не было. Просто перечислила деньги на карту. А уж при передаче БСО смой себе я тем более никаких документов не изготавливала.

Акт, утвержденный руководителем организации, является основанием для принятия документов строгой отчетности на учет. В случае обнаружения расхождений или наличия бракованных бланков копия указанного акта направляется с претензионным письмом поставщику документов строгой отчетности.

Фактически это может быть любой документ, составленный и подписанный только вами (или вами и поставщиком), на основании которого приходуются бланки.

4) Как часто нужно проводить инвентаризацию? И как это делать?

17. Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Сроки проведения такой инвентаризации вы определяете сами на основании п.7 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

5) Нумеровать страницы мне нужно самой? Просто проставить номера в ручную и все?

13. Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).

То есть поставить номера, сшить и поставить подпись.

Читайте также:  Как действовать при переплате взносов в ПФР и дальнейшего уменьшения авансовых платежей?

Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности?

Может ли использоваться форма 0504045 книги учета бланков строгой отчетности

Для применения юрлицами и предпринимателями, осуществляющими коммерческую деятельность в своих интересах, нет утвержденной формы такого документа, как книга по учету бланков строгой отчетности.

Однако для использования в государственных/муниципальных организациях и учреждениях существует бланк такой книги (форма 0504045), утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Организациям иной собственности и ИП ничто не мешает ни воспользоваться для составления книги учета БСО бланком формы 0504045, ни взять ее за основу при разработке собственного варианта книги.

Бланк формы 0504045 можно скачать на нашем сайте:

Для работы с ней книгу удобнее всего распечатать на бумажном носителе и сшить в виде брошюры.

Срок хранения книги не может быть меньше срока хранения корешков бланков или испорченных БСО. Это значит, что книгу учета бланков строгой отчетности надлежит сохранять в течение 5 лет после внесения последней записи в нее.

О том, кто после введения онлайн-касс вправе продолжать работу с БСО по старым правилам, читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)».

Что еще взять за пример журнала учета бланков строгой отчетности

Любая организация или ИП может разработать собственный журнал учета бланков строгой отчетности, придерживаясь требований о наличии в этом документе всех обязательных реквизитов. В связи с тем, что в данном реестре накапливаются и систематизируются сведения о кассовой первичке, книгу учета бланков строгой отчетности можно отнести к регистрам, подчиняющимся требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты таких регистров перечислены в п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ. Среди них:

  • наименование регистра и предприятия;
  • даты начала и окончания ведения регистра;
  • единицы измерения и величина объектов учета;
  • хронологическая запись сгруппированных объектов учета;
  • Ф. И. О. и должности лиц, заполняющих регистр, с подписями.

Порядок заполнения книги учета БСО

Книга бланков строгой отчетности должна содержать записи о приходе, выдаче, возврате и списании бланковых первичных документов. К регистру прикладываются корешки выданных БСО, а также неправильно заполненные их бланки и те, которые уже не будут выданы по какой-либо причине.

В шапке книги учета БСО либо на ее отдельной странице, которая будет служить титульной, необходимо привести название документа и период, охватывающий все сделанные в нем записи. Под названием регистра указывается название юрлица (или Ф. И. О. предпринимателя), код по ОКПО, также потребуется указать отдел, ведущий данный хронологический список (чаще это бухгалтерия) и наименование формы БСО.

В табличной части документа предусматриваются графы:

  • для даты;
  • названия получателя или поставщика бланков;
  • реквизитов документа-основания, свидетельствующего о факте приема-передачи каждого регистрируемого бланка;
  • данных о поступлении, использовании и остатке бланков с указанием серии и номера бланка, а также количества бланков, если фиксируется прием/передача пачки документов (например, приход из типографии — в этом случае указываются серийные номера с первого по последний бланков из пачки, сложенных по порядку);
  • итогового количества бланков, пришедших/выданных/оставшихся в конце периода, на который была заведена книга.

Все сведения о том, как заполнять книгу учета бланков строгой отчетности, должны быть отражены в локальном акте, издаваемом руководителем предприятия. В этом же приказе (или в отдельно изданном) должно быть названо лицо, ответственное за сохранность БСО и соблюдение правил обращения с ними. С этим сотрудником также должно быть заключено соглашение о матответственности. Это лицо и будет делать записи в книге учета БСО.

Об оформлении договора о матответственности читайте в статье «Договор о материальной ответственности – образец 2018-2019».

Где скачать образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности

Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности есть на нашем сайте.

Главным условием ведения такого регистра является соблюдение хронологического порядка записей и отражение информации о каждом без исключения бланке строгой отчетности, который был принят на учет и использован.

В части оформления книги следует также учитывать правило, указанное в п. 13 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Речь идет о том, что все страницы этого документа должны быть пронумерованы и сшиты, а саму сшивку надлежит заверить подписями директора / главного бухгалтера и печатью.

Итоги

Книга, предназначенная для учета БСО, ведется госучреждениями на специально установленном бланке (форма 0504045). Иные юрлица и ИП вправе воспользоваться этой формой или создать свою собственную при условии соблюдения обязательных требований к реквизитам такого документа.

Сотрудник, осуществляющий внесение записей в книгу учета БСО, назначается приказом руководителя и является материально-ответственным лицом. Записи в книге ведутся в хронологическом порядке. Приложением к ней служат корешки БСО и их испорченные/неиспользованные бланки. Общие правила оформления книги учета БСО сходны с правилами оформления кассовой книги.

Порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности, применение БСО в 2019 году

Бланки строгой отчетности знакомы большинству предпринимателей. Они применяются как организациями, так и ИП. Строго говоря, БСО — это документ, который используется вместо кассового чека при расчетах наличными или с применением платежных банковских карт. Применяются БСО только в расчетах с населением — то есть, с физическим лицам.

В случае, если клиентом выступает организация, юридическое лицо или предприниматель, то использовать БСО нельзя. Впрочем, проверять статус физического лица клиента законодательство не обязывает. Неприятности с налоговой инспекцией могут быть только в том случае, если у вас есть договор оказания услуг с предпринимателем. Об этом указал Высший арбитражный суд.

Существуют различные формы БСО, которые используются при расчетах с населением:

  • билеты для оплаты транспортных услуг,
  • залоговые билеты (при оказании услуг ломбарда),
  • экскурсионные и туристические путевки,
  • различные квитанции, талоны, абонементы.

Применение БСО должно происходить в строгом соблюдении законодательства. Регулированию вопроса применения бланков строгой отчетности посвящены Постановление Правительства РФ от 06 мая 2008 № 359 действующее в редакции от 15 апреля 2014 года и многочисленные информационные письма Минфина РФ.

С 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю либо по смс.

Применение бланков строгой отчетности

Допускается самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности или пользоваться типовыми формами. В случае, если БСО разрабатывается самостоятельно, в них обязательно должны присутствовать следующие сведения:

  • название документа, его номер и серия,
  • ФИО предпринимателя либо название юридического лица,
  • место нахождения — только для юридического лица,
  • ИНН предпринимателя или юридического лица, предоставляющего услуги,
  • вид предоставленной услуги,
  • стоимость предоставленной услуги,
  • сумма оплаты наличными деньгами и (или) с пластиковой картой,
  • дата заполнения бланка и осуществления расчетов,
  • ФИО, должность и подпись лица, ответственного за операции с бланками,
  • печать предпринимателя (юридического лица),
  • иные реквизиты по усмотрению ИП или организации, составившей бланк.

В случае, если БСО изготавливались в типографии, то в бланке должна быть отражена информация о типографии и заказе:

  • название изготовителя
  • ИНН изготовителя
  • место нахождения изготовителя,
  • номер заказа на изготовление бланков,
  • год выполнения заказа,
  • тираж.

Законодательством могут быть предусмотрены исключения для конкретных бланков.

В подавляющем большинстве случаев бланки строгой отчетности заказываются в типографии. Законодательством допускается изготовление бланков с применением автоматизированных систем. В то же время, обычный компьютер и принтер, которые стоят у вас в офисе или дома для печати БСО не подойдут.

Минфин разъясняет, что для подготовки бланка с помощью автоматизированных систем, такая система должна обладать следующими параметрами:

  • обеспечивать защищенность от несанкционированного доступа посторонних лиц,
  • идентифицировать, фиксировать и сохранять все действия с БСО в течение не менее пяти лет;
  • сохранять серию и номер бланка документа.

Разумеется, такими автоматизированными системами обладают далеко не все предприниматели и организации. Они пока дорогостоящи и не получили широкого применения.

Обратите внимание: Распечатать бланк документа строгой отчетности на обычном принтере нельзя.

Поступившие из типографии бланки БСО принимаются материально ответственным сотрудником в присутствии комиссии. Такая приемка должна быть осуществлена в день поступления бланков. Лицо ответственное за учет, хранение и выдачу БСО назначается приказом руководителя или индивидуального предпринимателя. Аналогично приказом назначаются председатель и члены комиссии, присутствующие при приемке бланков из типографии. Сверке с накладными, по которым бланки были получены, подлежат фактическое количество, серии и номера бланков. По завершении приемки составляется акт. Акт приемки БСО является основанием для постановки бланков на учет. Прием-передача бланков отражается в книге учета.

Читайте также:  В какой момент закрывается книга учета БСО?

Предусмотрены специальные условия для хранения бланков. Хранение допускается только:

  • в сейфах,
  • в металлических шкафах,
  • в специально оборудованных помещениях.

Для хранения бланков должны быть обеспечены условия, исключающие их порчу. В конце рабочего дня место, где хранятся бланки, должно быть опечатано и опломбировано. Возможность доступа к месту хранения посторонних лиц должна быть исключена. Только лицо, отвечающее за получение и выдачу бланков, должно иметь доступ к их месту хранения.

Так же предусмотрен специальный порядок хранения копий БСО и (или) отрывных корешков к ним, которые должны оставаться у предпринимателя. Для их хранения применяются специальные мешки, которые подлежат опечатыванию и последующему хранению в течение пяти лет. В дальнейшем, по прошествии установленного срока, БСО уничтожаются. При уничтожении бланков составляется Акт на списание. Аналогично поступают и с некомплектными и испорченными бланками. Списание бланков, их копий и отрывных частей также производится в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя или индивидуальным предпринимателем. Поступление и расходование бланков отражается в книге учета БСО.

Как вести книгу учета БСО

В случае применения предпринимателем бланков строгой отчетности, ведение книги учета БСО обязательно. Первоначально нужно определиться с формой книги учета БСО. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — организаций и форма книги (или как иначе называют — журнала) учета бланков строгой отчетности государством не установлена. В этом случае рекомендуется использовать форму, предусмотренную для государственных и муниципальных организаций. Она утверждена Приказом Минфина России № 173н от 15 декабря 2010 года. В случае необходимости допустимо дополнять её необходимыми графами и столбцами. Приобрести книгу можно в магазине или изготовить самостоятельно. В книге учета БСО все листы должны быть пронумерованы. Книга должна быть прошита и подписана индивидуальным предпринимателем. Подпись на прошивке скрепляется печатью.

Заполнение книги должно быть аккуратным. Необходимо указывать все полученные из типографии бланки. Их номера, серии и наименования.

Обратите внимание: ошибочно заполненные или испорченные БСО не выкидываются. Их следует перечеркнуть и приложить к книге учета БСО.

Книга учета бланков строгой отчетности ведется специально назначенным материально ответственным лицом из числа сотрудников предпринимателя или организации. Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) обязан подписать соглашение о материальной ответственности с сотрудником, которому поручается прием денежных средств и операции с бланками строгой отчетности. Внесение записей в книгу учета производится периодически в зависимости от условий работы.

Обратите внимание: Записи в книге отражают только получение бланков в типографии и передачу их тому лицу, которое непосредственно и будет выдавать документы клиентам. При каждой операции по принятию оплаты записи в книгу делать не нужно.

Книга учета БСО. Пример заполнения:

Учёт БСО для ИП

С недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.

Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.

Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:

  • приобретать дорогостоящий контрольно кассовый аппарат,
  • регистрировать аппарат в налоговой,
  • заключать сервисный договор с ЦТО,
  • следить за состоянием кассового аппарата, не допускать его поломок,
  • периодически приобретать кассовую ленту.

Кроме этого если бизнес предпринимателя требует постоянных поездок к клиенту, то использование кассового аппарата неудобно. Применение бланков строгой отчетности имеет заметные преимущества.

Преимущества и недостатки БСО

В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:

  • бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
  • БСО, напечатанные в типографии, заполняются вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
  • необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
  • периодически необходимо заказывать новые партии бланков.

Штрафы за невыдачу БСО

За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:

  • для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
  • для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.

Правила и пример ведения книги учета бланков строгой отчетности

Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.

Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.

Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045, утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.

Для чего нужна данная книга на предприятии

Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.

Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться. При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.

Предприятие может применять БСО:

  • Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
  • Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.

Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.

Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.

Как можно проверить контрагента на сайте налоговой — читайте в этой статье.

Кто ее ведет

Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру. Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.

Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:

  • оприходование, хранение БСО;
  • прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
  • внесение записей в книгу учета.

При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.

Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу. Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

  • Поступления. Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
  • Выбытия. Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
  • Списания. Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сколько она хранится

Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.

Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет.

Ссылка на основную публикацию