Почему в отчете о состоянии счетчиков ККТ нет разделения по отделам?

Почему в отчете о состоянии счетчиков ККТ нет разделения по отделам?

Постоялец

Группа: Пользователи
Сообщений: 601
Регистрация: 22.4.2013
Из: Воронеж
Пользователь №: 82 972

Обнаружили несовпадение суммы на бумажном Z-отчете и отчете в ОФД
В 1С данные такие же, как в ОФД.
Начали копать, при печати чека получили “нет связи” и чек не вылез, но он оказался в ОФД, ссылка на чек ниже
https://lk.platformaofd.ru/web/noauth/chequ. p;fp=3804556380
Логов ККТ к сожалению нет, смотрели по логам 1С.
Ссылка на Z-отчет: https://lk.platformaofd.ru/web/noauth/chequ. p;fp=2381722941
Бумажный Z-отчет во вложении, Z-отчет из офд тоже
Фискальник АТОЛ-77Ф, прошивка 2908, и не нужно приходить в эту тему, что бы написать обновите версию прошивки
Интересно, как же такое возможно, жду комментарии АТОЛа

Сообщение отредактировал ОфисМаг – 26.1.2018, 10:38

Тех.поддержка

Группа: Администраторы
Сообщений: 47 630
Регистрация: 25.9.2008
Из: Москва
Пользователь №: 14 717

Ваще опытный!

Группа: Партнеры
Сообщений: 4 925
Регистрация: 9.11.2017
Пользователь №: 153 658

стандартный вопрос – стандартный ответ

Сейчас нет понятия Z-отчета.
Есть отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением, который не является фискальным документом, и так же является не валидным и доверительным .
И есть отчет о закрытии смены – который как раз и есть фискальный документ.
Никакие суммы в ОФД и в ФНС при закрытие смены не передаются.

Отчет о закрытии смены вы сможете найти в ЛК ОФД.
другими словами смотрите на то что передается в офд, это и есть достоверная информация.

Обработка Управление фискальным устройством

Онлайн-кассу можно подключить к программе 1С в режиме ККТ «с передачей данных».

В данной публикации рассматриваются операции, которые можно выполнить с помощью обработки Управление фискальным устройством :

  • открытие кассовой смены;
  • формирование отчетов:
    • о текущем состоянии расчетов;
    • отчет без гашения;
  • закрытие кассовой смены.

Управление фискальным устройством

В программе 1С для управления фискальным устройством предназначена специальная обработка, которая запускается через раздел Банк и касса – Касса – Управление фискальным устройством .

С помощью обработки можно выполнить следующие операции:

  • по кнопке Открыть смену открыть на ККТ кассовую смену и сформировать Отчет об открытии смены;
  • по кнопке Отчет о текущем состоянии расчетов сформировать Отчет о текущем состоянии расчетов;
  • по кнопке Отчет без гашения сформировать Отчет о состоянии счетчиков ККТ без гашения;
  • по кнопке Закрыть смену закрыть смену на ККТ и сформировать отчеты:
    • Отчет о закрытии смены;
    • Отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением.

Открытие кассовой смены. Отчет об открытии смены

Отчет об открытии смены является фискальным документом, отправляется оператору фискальных данных (ОФД). Отчет формируется при открытии кассовой смены на ККТ.

Отчет содержит информацию:

  • о ККТ:
    • регистрационный номер;
    • заводской номер;
  • номер фискального накопителя;
  • дату и время открытия смены;
  • ФИО кассира.

Отчет о текущем состоянии расчетов

Отчет о текущем состоянии расчетов является фискальным документом, отправляется в ОФД. Он формируется в течение кассовой смены.

Отчет позволяет проконтролировать отправку чеков в ОФД, т.к. содержит следующую информацию:

  • количество непереданных фискальных документов (чеков);
  • дату первого неотправленного фискального документа (чека).

Если все чеки отправлены в ОФД, то число не переданных чеков будет равно нулю.

Отчет о состоянии счетчиков ККТ без гашения

Отчет осостоянии счетчиков ККТ без гашения не является фискальным документом, не меняет накопленной в ККТ информации и не передает ее в ОФД. Его можно сформировать в любой момент в течение кассовой смены.

Отчет содержит информацию о всех проведенных на момент формирования отчета денежных операциях.

Отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением. Отчет о закрытии смены

Отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением является фискальным документом, отправляется в ОФД. Он формируется при выполнении операции закрытия кассовой смены.

Отчет содержит информацию о всех проведенных денежных операциях в течение смены.

Отчет о закрытии кассовой смены формируется после печати Отчета о состоянии счетчиков ККТ с гашением. Он является фискальным документом, отправляется в ОФД.

В Отчете о закрытии смены указывается:

  • количество напечатанных чеков за смену;
  • количество неотправленных чеков в ОФД;
  • номер кассовой смены;
  • ФИО кассира.

Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать

Реформа поэтапного перевода бизнеса на онлайн-кассы не всеми предпринимателями была изначально принята, многие в этом видели неоправданные издержки для своей деятельности. Время же убедило в полезности нововведения. Один из положительных аспектов проявляется в упразднении части отчетов по онлайн-кассам.

В статье разберем, какие отчеты формирует онлайн-касса, особенности каждого вида и порядок хранения кассовой документации.

Отчеты по онлайн-кассам: виды, понятия

Кассовые устройства последнего поколения создают фискальные документы и дистанционно отправляют их в Инспекцию по налогам и сборам. Память фискального накопителя хранит отчеты по онлайн-кассе, где отражены:

  • регистрация и перерегистрация кассового устройства;
  • кассовая смена;
  • кассовые чеки или бланки строгой отчетности;
  • исправление ранее проведенных расчетов;
  • замена фискального накопителя;
  • состояние расчетов в момент времени;
  • подтверждения оператора.

Распечатка отчетов по ККМ и хранение их на физических носителях ушли в прошлое, в настоящее время все хранится в электронной версии, рассмотрим их подробнее.

Отчет о регистрации и об изменении параметров ККМ

Федеральным законом 54-ФЗ регламентирована обязательность регистрации кассового аппарата, до этого начинать работать на ней запрещено. После постановки на учет в ИФНС, единожды выводится отчет о регистрации онлайн-кассы, в котором отображаются сведения о субъекте хозяйствования, модель устройства, адрес установки ККТ (для интернет-магазина это веб-ресурс), а также отражен режим работы и наименование оператора фискальных данных. Наряду с этим прописывается порядковый номер, фискальный признак с датой и временем его получения.

Следует помнить об установленных временных ограничениях для передачи отчета в контролирующий орган: в течение одного рабочего дня после представления от ФНС регистрационного номера. При этом пока сводка не выведена, использовать аппарат нельзя. Подача отчета возможна путем непосредственной передачи распечатки в налоговую службу или онлайн через профиль на странице ОФД, а также через личный кабинет на официальном сайте ФНС. Если предприятие отчитывается посредством Интернет, то дата предоставления отчета приравнивается ко времени его размещения.

Если у налогоплательщика поменялись какие-либо условия, которые он заносил при регистрации устройства, тогда создают отчет об изменении параметров. Для этого в настройках ККМ редактируются значения с указанием причин поправок, далее проводится перерегистрация.

Существует способ для самостоятельного исправления совершенных ошибок в ходе регистрации ККТ — через вышеупомянутый отчет, но в рамках одного рабочего дня.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Кассовые чеки, как разновидность отчета по онлайн-кассе

Кассовый чек — это фискальный документ, выдаваемый при расчете с покупателями. На законодательном уровне утверждены обязательные реквизиты, которые прописываются в чеке. Выделена категория хозяйствующих субъектов, например, в сфере оказания услуг населению, которые вправе оформлять свои торговые отношения с покупателями через бланк строгой отчетности. Он представляет собой правомерную замену кассового чека.

Тем же законом, упомянутым выше, определено наличие основных реквизитов, при этом заполнение его от руки или использование шаблона, отпечатанного в типографии, скоро будет недопустимо. Со второго полугодия 2019 года разрешено использовать только бланки, напечатанные на специальной автоматизированной системе.

Документ коррекции

Законодательно допускается исправление прежних операций на основании чека коррекции. Но предоставленное право законом «О применении контрольно-кассовой техники» описано достаточно размыто, поэтому остается неясно, какие ситуации попадают под исправления. Зачастую невыдачу чека по не зависящим от кассира причинам оформляют чеком коррекции. Но следует учитывать, что этот чек — своего рода оправдание для избежания штрафных санкций за неприменение кассового устройства, а потому оказывается объектом пристального внимания со стороны налоговой службы. Поэтому перед созданием чека коррекции, надлежит письменно оформить объяснение в форме акта или служебной записки, где прописываются обстоятельства и выручка по чеку, не прошедшая через кассу вовремя. Организации или ИП необходимо известить налоговые органы путем подачи соответствующего заявления.

Зачастую чек коррекции воспринимается как один из способов исправления ошибок по кассовым чекам или оформление возврата продукции, но это неверно. В отмеченных ситуациях выпускается кассовый чек с присвоенным признаком «возврат прихода».

Отчет по онлайн-кассе о закрытии архива ФН

Фискальный накопитель — это микросхема, где архивируются документы и отчетность в электронном виде. У каждого такого накопителя есть ограничения по сроку действия и объему памяти. При наступлении этого рубежа, для начала рекомендуется сформировать закрытие смены, чтобы удостовериться, что все показатели переданы в налоговую службу, а затем и само закрытие фискального накопителя.

Отчет об открытии смены онлайн-кассы

Это ежедневный отчет, относящийся к обязательным фискальным документам, без снятия которого невозможна работа на кассе. Доступен на кассовых аппаратах нового образца, не поддерживается на ККМ без фискального накопителя. Здесь прописывается номер смены, дата и время, а также сведения о сотруднике, открывшем смену. Федеральным законом, регламентирующим применение ККТ, определено, что открытие смены должно происходить с первым расчетом, а не с началом рабочего дня ответственного персонала (пункт 2 статья 4.3, ФЗ-54). Если в течение смены не было ни одной оплаты, то создавать документ по открытию не требуется. Надо соблюдать длительность смены, которая составляет не более 24 часов. То есть первый чек должен быть напечатан не позднее суток после открытия смены. Поэтому при небольшом клиентском потоке в течение дня, рекомендуется открывать кассу непосредственно при принятии оплаты.

Читайте также:  Можно ли учесть в расходах траты на закупку товара (ИП на УСН доходы минус расходы)?

Сформировать отчет об открытии смены онлайн-кассы можно автоматически, когда пропечатывается начальный чек после закрытия минувшей смены. Либо вручную, через одноименное меню. Через ручное управление допускается одновременное открытие нескольких онлайн-касс с выбором конкретного кассового устройства.

Перед началом смены кассиру рекомендуется выполнить ряд действий:

  • убедиться, что чековая лента имеется и в достаточном количестве;
  • проверить работу кассовой машины с помощью чека с нулевыми показателями;
  • распечатать дополнительно еще ряд нулевых чеков, которыми проверяется качество печати, правильность выдаваемой даты и номера.

Порядок формирования X-отчета онлайн-кассы

Отчет, отражающий сведенные данные по суммам продаж, проведенных за текущую смену, используемый предприятием для отслеживания выручки, называется X-отчетом. По нему не определены ограничения: когда и как часто снимать показатели. Управляющему персоналу или кассирам доступен просмотр его по мере надобности неограниченное число раз.

Х-отчет онлайн-кассы не входит в реестр обязательных подотчетов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой. Это документ, являющийся своего рода проверочной ведомостью, по которой можно убедиться, верно ли выводится дата, время и реквизиты организации. Это позволяет своевременно устранить нарушения, а значит и предотвратить наложение взыскания на предприятие и должностных лиц. Он не является документом закрытия смены, соответственно, не производится гашение выручки.

Внутренним распорядком организации определяется порядок и периодичность выборки Х-отчета. Информация о том, какое количество раз делалась выборка за день, нигде не фиксируется. Сам отчет не сохраняется, а данные его не вносятся в кассовые документы.

Из Х-отчета можно извлечь:

  • время и дату;
  • сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период времени;
  • общий итог по продажам;
  • продажи за смену в количественном выражении;
  • в разрезе вида платежа (оплата наличными деньгами и безналичными);
  • справку по возвратам: отражаются количественные и суммарные показатели;
  • число напечатанных чеков.

Х-отчет можно снять только на текущую смену, получить справку за предыдущие смены нет возможности.

Как отмечалось ранее, кроме проверки корректности внесения информации, Х-отчет помогает проводить аналитику товарооборота предприятия и выручки как укрупненно, так и детально, по каждой товарной позиции.

На основе Х-отчета можно получить следующие разновидности отчетности:

  • по оформленным чекам за смену или остатку наличности в кассе;
  • объединение показателей по конкретному кассиру: анализируется выручка, число отпущенных покупателей;
  • конкретизация по отделам;
  • товарные остатки.

Условия, когда еще практикуется снятие отчета:

  • проверка закрытия прежней смены;
  • печать чека при перепаде напряжения в сети или отключения электричества: проверяется проведение и передача чека;
  • по запросу руководителя;
  • и прочее.

Z-отчет онлайн-кассы: определение

В условиях поэтапного перехода предпринимательства на онлайн-кассу Z-отчет потерял свою актуальность и назначение, т.к. он выводится на кассовом аппарате предшествующего поколения с ЭКЛЗ. Поэтому для большинства представителей бизнеса вопрос «нужен ли z-отчет при онлайн-кассе» с 2017 года не стоит.

Этим отчетом ежедневно закрывается смена и сдается выручка уполномоченному должностному лицу (старший кассир или администратор) для ее инкассирования, при этом обнуляя все параметры по кассе. Отчет являлся предметом контроля со стороны ФНС.

При помощи Z-отчета в журнал кассира-операциониста (КМ-4), являющегося унифицированной формой первичной учетной документации, вносятся: нумерация и дата, сумма денег на начало и конец смены; итоговая сменная выручка; возвраты и оплата по денежному переводу. Затем необходимо составить справку-отчет (КМ-6), которая вместе с журналом сдается в бухгалтерию. На их основании бухгалтером или кассиром вносятся записи в кассовую книгу. Законодательное требование к Z-отчету — неизменное его составление в конце рабочей смены и хранение на бумаге.

Нормативные реквизиты законодательно не были определены, поэтому за отсутствие одного из них, административная ответственность в виде штрафов не наступала.

В правовых документах было определено хранение Z-отчетов сроком до 5 лет.

  • подведение итоговой выручки текущей смены и обнуление параметров;
  • сохранение сведений о продажах в блок ЭКЛЗ;
  • для вывода данных о возвратах, количестве аннулированных чеков и скидках;
  • первичная ведомость на основании которой заполняются кассовые документы;
  • для налоговых инспекторов выступал в качестве документа-обоснования, который в ходе очередной проверки сверялся с бухгалтерскими данными.

К его хранению не применялись особые требования, не нуждался в отдельной подшивке. Z-отчет обычно подклеивался за верхний уголок или крепился степлером к справке-отчету кассира.

Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? Обобщая вышенаписанное: в учетной системе онлайн-кассы нет Z-отчета, кассовые аппараты, использующие бумажные контрольные ленты, ушли в историю, а Постановление N 470, регулирующее применение этих устройств, утратило свою правовую силу. Поэтому ранее применяемый порядок, в отношении создания Z-отчета, сильно устарел, в реалиях современной законодательной системы нет нужды в самом отчете, не говоря о выводе его на печать.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе: особенности формирования, отличие

С внедрением в торговую деятельность ККТ с фискальным накопителем взамен Z-отчету пришел отчет о закрытии смены на онлайн-кассе, где предусмотрена передача параметров в Федеральную налоговую службу в режиме реального времени. Благодаря этому сократилась бумажная документация, отпала надобность в некоторых отчетах, теперь обязанности кассира не предусматривают дублирование данных в соответствующие унифицированные формы. При этом на правовом уровне не запрещено продолжать вести привычную отчетность, если для предпринимателя есть такая потребность. Законом этот документооборот не регламентируется, он остается инструментом внутреннего контроля предприятия, ведение которого допускается в свободной форме.

Теперь предприниматели вправе не передавать сведения в налоговую инспекцию на бумажных или электронных носителях, как раньше. После формирования отчета, зашифрованные параметры фиксируются в фискальной памяти и сразу направляются на обработку оператору фискальных данных, который перенаправляет их в ФНС.

  • отчетность предприятий перед контролирующим органом;
  • архивирование кассовых операций в фискальной памяти;
  • перенос данных в систему бухгалтерского учета.

Закрытие смены аналогично Z-отчету, но включает в себя некоторые отличия. Во-первых, теперь оно регулируется законодательными нормами (Приказ ФНС No 229 от 21.03.17 года), при этом определен перечень реквизитов. Во-вторых, добавилась информативность за счет включения ряда дополнительных сведений:

  • адрес организации;
  • количество выданных чеков, бланков строгой отчетности;
  • количество не переданных сведений оператору фискальных данных, с указанием времени сбоя;
  • проведенные операции за смену.

Понятие о длительности кассовой смены осталось прежним — 24 часа, при этом не ограничивается одним днем. То есть может открываться в обед одного дня и длиться до вечера другого дня. Если смена не была вовремя закрыта, то ККТ станет выдавать чеки без отображения фискального признака, что есть грубое нарушение работы с ККМ. В этом случае на организацию накладывается штраф в размере 5—10 тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя или ответственное лицо — 1,5—3 тысячи рублей. В законодательной практике имеются случаи, когда юридическому лицу удавалось привести доводы о непреднамеренных действиях, повлекших за собой нарушение и тем самым избежать выписки штрафа. Рекомендовано самостоятельно извещать налоговые органы о допущенной ошибке до того, как ОФД проинформирует ФНС. Если же продолжительность смены составила более суток, но сделки по кассе не были проведены, такое нарушение считается незначительным.

Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы

В существующих правовых нормах организации должны обеспечить хранение фискальных накопителей, а значит и всего электронного архива в нем, до 5 лет с момента окончания срока использования в комплекте ККМ. В связи с этим, отчеты онлайн-кассы не нужно хранить в распечатанном виде, ведь одной из причин перехода на кассовые аппараты нового поколения был отказ от хранения документации на бумажном носителе.

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Поправки к закону 84-ФЗ коснулись не только сферы применения кассового оборудования, формирования и передачи чеков, но и основных отчетов. Привычные для кассиров Z-отчеты ушли в историю, но им на замену пришли отчеты о закрытии смены. Главное отличие нового фискального документа – необходимость отправки его в автоматическом режиме в адрес ФСН. Но имеется еще целый ряд особенностей его формирования и хранения.

Новые требования закона к закрытию смены

После утраты силы Постановления Правительства №470 с 1 июля 2017 года, что отражено в п.3 ПП № 1173 от 12.11.2016 г. , регулирующего применение КТТ с использованием бумажных контрольных лент, логически возник вопрос о формах первичных документов.

Читайте также:  Можно ли выдавать БСО при оказании услуг по перевозке грузов авиационным и автомобильным транспортом?

В письме Минфина N 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняется, что постановление Госкомстата N 132 от 25.12.1998, в котором отражены положения о формах первичных документов, а также ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», регламентирующий с января 2013 г. форму первичной учетной документации, применяемых для формирования унифицированных журналов и альбомов, утратили силу и не обязательны для исполнения.

Получается, что с переходом на онлайн версии касс организации и предприниматели не должны формировать привычный Z-отчет, сведения из которого заносились в обязательном порядке ранее в Справку-отчет кассира (ф. № КМ-6), а также в Журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-4).

Как же тогда предпринимателям фиксировать данные по окончанию рабочего дня, смены. Ясность вносит п.4 ст.4.1 ФЗ-84, где прописан перечень и требование к формированию обязательных фискальных документов.

При использовании онлайн кассы закрытие проводится соответствующим отчетом, обязательные реквизиты которого отражены в таблице 32 гл.II приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

Фото 2. Основные реквизиты итогового чека в соответствии с ФЗ-84

Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

Таблица 1. Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета

НаименованиеОтчет о закрытии сменыZ-отчет
ФормированиеНа новых онлайн кассах при закрытии операционного периодаНа старых образцах ККМ
Законодательные требования к даннымОговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г.Не определен, зависит от самой кассы
Реквизиты
  • название орг-ции;
  • ИНН орг-ции;
  • ИНН, ФИО кассира;
  • время, дата закрытия;
  • номер кассы;
  • адрес;
  • кол-во сформированных чеков или БСО
  • кол-во не переданных данных в ОФД*
  • время прекращения передачи данных
  • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
  • название орг-ции
  • ИН орг-ции
  • ФИО, код кассира
  • время и дата, когда сформирован Z-отчет
  • регистрационный номер ККМ
  • сумма прихода и возврата средств
  • итоги смены
Предназначение документа
  • передача данных в ФСН;
  • автоматическое перенесение в бух. учет
  • обнуление данных на ККМ;
  • перенесение данных в ф. КМ-6 и ф. КМ-4
Хранение документав ФН до 30 дней***на бумажном носителе до 5 лет

*при автономном режиме не включаются в отчет;

**не являются обязательными реквизитами, формирование зависит от типа ККМ;

***отчет распечатывается при желании владельца кассы

Как видим, отличаться старые и новые отчеты на практике будут незначительно. Поэтому у кассиров не должно возникнуть трудностей с их формированием.

Продолжительность смены

Начинается работа с онлайн кассой с формирования отчета об открытии смены. После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

Важно! В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 формирование чека онлайн кассы о продажах не может происходить позднее 24 часов после закрытия предыдущей смены.

Соответственно, продолжительность не должна превышать одних астрономических суток.

Такие требования связаны с особенностями фискальных накопителей. В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу.

Особенности формирования и применения отчета

После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала. Но никто не запрещает предпринимателям вести самостоятельно такую кассовую документацию. Новый отчет о закрытии смены имеет все данные для заполнения таких документов.

Обязательное требование к новому документу – осуществление передачи данных в автоматическом режиме в адрес ФНС. С этой задачей прекрасно справляется ФН, встроенный в онлайн кассу. Сформированный документ должен храниться в памяти ФН не менее 30 суток. Поэтому при проблемах с интернетом данные передаются автоматически при появлении связи.

Справка! При отсутствии передачи чеков на протяжении более 30 дней, касса блокируется.

Избежать такого казуса можно, если регулярно проверять кол-во не отправленных в адрес ОФД чеков. И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

  • дата и время первого не переданного ФД;
  • количество не отправленных чеков.

Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1». А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО. Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

Как работать с разными моделями онлайн касс, закрывая смену

Формироваться отчет о закрытии кассы на новых онлайн кассах может по-разному. В большинстве случаев кассиру необходимо выполнить ряд операций, предусмотренных программой оборудования, то есть в определенной последовательности нажать копки на аппарате или сенсорном экране, выбирая необходимые позиции в меню.

Познакомьтесь с алгоритмом формирования отчетного чека на кассе Атол в видео:

На оборудовании Меркурий процедура закрытия смены на порядок проще и логичнее, что видно из видео-инструкции:

О составлении кассовых ордеров при использовании онлайновых касс

Использование онлайновых касс упрощает документооборот кассовых документов, но оставляет в силе требование ведения кассовой книги организации, оформления приходных и расходных кассовых ордеров.

Касса организации и онлайновые кассы – не одно и тоже. Касса организации всегда одна, а онлайновых касс может быть несколько. Каждая онлайновая касса, вернее денежный ящик при аппарате онлайновой кассы, считается операционной кассой организации. Все наличные денежные средства, поступившие в денежный ящик онлайновой кассы по расчетам за продажи товаров и услуг, приходуются в кассу организации.

    С введением онлайновых касс отпала необходимость в оформлении документов, связанных с применением контрольно-кассовой техники (КМ1-КМ9):
  • журнал кассира-операциониста;
  • справка-отчет кассира-операциониста;
  • акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
  • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам” (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • акт о проверке наличных денежных средств кассы;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.
    В качестве отчетных документов по онлайновой кассе теперь выступают следующие документы, являющимися фискальными:
  1. отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчет о закрытии кассовой смены;
  2. непосредственно сами кассовые чеки (чеки коррекции).

Эти документы являются, в свою очередь, основаниями для оформления приходных кассовых ордеров по кассе организации.

Таким образом получается, что документами по онлайновым кассам являются теперь исключительно фискальные документы, формируемые самими онлайновыми кассами и/или операторами фискальных данных, а документами по кассе организации, как и раньше, являются только кассовые ордера (приходные и расходные кассовые ордера), которые оформляются в самой организации.

Приходный кассовый ордер по отчету о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчету о закрытии кассовой смены

В случае, если организация осуществляет розничную торговли и/или оказывает услуги общественного питания, вся денежная наличность, поступившая через онлайновую кассу (кассы) за смену, которая в онлайновых кассах не может превышать 24 часов, приходуется в кассу организации путем составления приходного кассового ордера.

Основанием для составления приходного кассового ордера в этом случае выступает отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчет о закрытии кассовой смены.

    Из этих отчетов мы видим общую сумму выручки по расчетам за смену и в том числе:
  • какая из них сумма получена наличными денежными средствами,
  • а какая безналичными денежными средствами ожидается к зачислению на расчетный счет организации по операциям торгового эквайринга.

На итоговую сумму, полученную наличными денежными средствами по расчетам через онлайновую кассу, мы составляем приходный кассовый ордер.

Если у нас несколько онлайновых касс занято в рознице и общепите (в разных торговых точках или отделах), то денежная наличность за смену приходуется в кассу организации несколькими приходными ордерами по числу задействованных кассовых аппаратов.

Если у нас в кассовую смену не поступало наличных денежных средств, а были только безналичные расчеты с покупателями и заказчиками по банковским картам или с применением электронных средств платежа, то приходный кассовый ордер не составляется в виду отсутствия денежной наличности.

Для любых розничных продаж при расчетах через онлайновые кассы важно составлять по итогам закрытия каждой кассовой смены приходный кассовый ордер на общую (итоговую) сумму полученных за смену наличных денежных средств по каждой онлайновой кассе на основании отчетов о состоянии счетчиков ККТ с гашением и отчета о закрытии кассовой смены.

    При приеме наличных денежных средств в кассу организации из денежного ящика онлайновой кассы, в приходном кассовом ордере :
  • в графе “Принято от” мы указываем ФИО работника, материально ответственного за работу с онлайновой кассой;
  • в графе “Основание” мы указываем “Розничная выручка за конкретную дату кассовой смены в пределах суток;
  • в графе “Приложение” мы указываем “Отчеты по закрытию кассовой смены и состоянии счетчиков ККТ с гашением по кассе такой-то” (по соответствующей дате)

Сумма в отчете о состоянии счетчиков ККТ с гашением по строке “Наличными” должна полностью совпадать с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.

Кассовые ордера на разменный фонд

В организациях, осуществляющих розничные продажи или оказание услуг общественного питания физическим лицам, актуальным вопросом является оформление разменного фонда – необходимого остатка наличных денежных средств для выдачи сдачи покупателям и заказчикам при расчетах наличными за товары и услуги.

Выдача наличных денежных средств для разменного фонда может производиться только из кассы организации перед открытием смены в онлайновой кассе. Оформляется такая выдача расходным кассовым ордером лицу, работающему с онлайновой кассой (это может быть кассир-операционист или продавец-консультант и так далее).

После закрытия кассовой смены наличные денежные средства разменного фонда возвращаются в кассу организации по отдельному приходному кассовому ордеру.

Возврат средств разменного фонда из денежного ящика онлайновой кассы всегда приходуется отдельно от суммы выручки, полученной за смену наличными денежными средствами.

Приходный кассовый ордер по кассовому чеку

На отдельный кассовый чек приходный кассовый ордер составляется в случае расчетов наличными денежными средствами с конкретным контрагентом, как правило из числа корпоративных покупателей и заказчиков (ИП или других организаций).

    В этом случае:
  • в графе “Принято от” мы указываем ФИО ИП, а если принимаем деньги от уполномоченного представителя ИП, то тогда указываем “ИП такой-то (его ФИО) через представителя такого-то (ФИО представителя)“; если деньги принимаем от представителя организации, то указываем сокращенное по уставу наименование организации-плательщика, а далее пришем “через представителя такого-то (ФИО уполномоченного представителя организации)“;
  • в графе “Основание” мы указываем реквизиты конкретного договора или счета на оплату;
  • в графе “Приложение” мы указываем дату и номер кассового чека

Сумма в кассовом чеке и в приходном кассовом ордере должна быть одинаковая.

Кассовый чек нам желательно прикрепить степлером к квитанции к приходному кассовому ордеру, который выдаем плательщику.

Доверенность от представителя ИП или организации при приеме от них денег, как правило, не нужна, так как мы принимаем, а не выдаем деньги и поэтому предполагается по умолчанию, что никто со стороны просто так, без соответствующего поручения, будучи в своем уме, за какого-то ИП или организацию отдавать нам деньги, т.е. платить за них, не станет.

Кассовые ордера у ИП

Для индивидуальных предпринимателей оформление кассовых ордеров и ведение кассовой книги не обязательно, если только по желанию.

Это связано с тем, что денежные средства ИП являются личной собственностью ИП и, в отличие от организаций, где любые денежные средства, равно как и другие активы учитываются на самостоятельном балансе, денежные средства ИП не требуют обособленного учета.

Нелегкий выбор: Варианты решения проблемы – разные суммы в кассовой программе и в кассе -фискальном аппарате (X и Z отчете).

name=”Роман” Я внес на депозит 10 000р но при снятии Х отчета их нет и в конце дня снял Z отчет там тоже их не оказалось а у человека на балансе показывает эту сумму, как быть и что делать.

Не совсем понятно что такое депозит?
Я так понимаю – что вы провели операцию по программе, в результате операция завершилась стандартно, в том числе все зачислилось как нужно, но в кассовый аппарат сумма не попала.

Вообще с опытом приходит понимание что вы провели кассовую операцию в учетной программе, но при этом чек не вышел – значит – СТОП, произошел сбой – пока не вылез чек, что-то не так, и нужно разбираться и здесь крайне не желательно спешить гасить кассу – так как мы уменьшаем и без того невеликие варианты решения.

Первое нужно разобраться почему аппарат не пробил чек, в 99% если аппарат по каким-то техническим причинам не может пробить чек (закончилась бумага, отказ чего-то) – то программа не закрывает данную операцию и оставляет ее не проведенной – не завершенной с соответствующим сообщением- уведомлением.

И устранить причины.

Повторюсь такое бывает редко, но к сожалению все же бывает. и причин может быть масса, при чем основная их масса не являются устранимыми без серьезных материальных затрат.

Второе – в таком случае рекомендуется тут же снять х-отчет (отчет без гашения), проверить итоговые суммы, свериться с показаниями программы. Если расхождение действительно имеет быть место, то:

I) в ситуации, если в программе больше чем в отчете:

1) пытаемся удалить данный чек в программе например в 1-ске, r-keepere, и некоторых других кассовых программах это сделать очень легко, после чего еще раз пере набираем его в программе и пробиваем по кассе, затем снимаем х-отчет и сверяемся с отчетом-данными из учетного ПО (программного обеспечения – кассовой программы)

2) в случае если удалить чек из кассовой программы не представляется возможным – то убедившись в том что имеется разница в учетной программе больше – в х-отчете меньше(т.е. в аппарате) пробиваем данную сумму через заводской драйвер – утилиту – минуя кассовую программу.

Так как в программе данная сумма уже есть. Драйвер – заводская утилита фискального аппарата несколько сложна в управлении при первоначальным знакомством, но это только в самом начале. Тут можно порекомендовать для оперативного решения вопроса позвонить в обслуживающее вас ЦТО и вам по телефону подскажут, что где в каких полях и на каких вкладках поставить и как пробить.

II) В случае если вы уже погасили кассу – фискальный аппарат, и тем более что то уже где то поступило клиенту и отменить операцию – удалить данный чек из учетного по не представляется возможным – нужно для сведения общих итогов пробить данную сумму через драйвер миную учетную программу на следующую смену.

Так как в любом случае нужно сравнять суммы в программе и в гашениях аппарата.

Т.е. в прошлой смене сумма будет больше чем сумма чеков – продаж в программе, а в следующую смену на ту же сумму больше в Z- отчете чем в программе.

Да здесь вилка, с одной стороны это несколько не корректно, но нам нужно решать проблему – сама она не разрешится. Это не совсем корректно с точки зрения бухгалтерского учета, но обычно просто пишется объяснительная: произошло расхождение, на смене номер, дата, сумма, произошла из-за того что что в момент пробития чека чек не вышел..

Но повторюсь само собой ни чего не сравняться, в идеале конечно проще всего всегда равнять программу по зет – отчету, но тогда с точки зрения кассовой дисциплины вопросов не будет, но, к сожалению очень не многое учетное ПО позволяет обычному человеку не являющимся хорошим программистом корректно и без фатальных последствий править продажи в программе.

Повторюсь: вариантов всего два удалять сумму равнять – править сумму в учетной программе, или добивать в аппарат минуя учетную программу, например через заводской драйвер производителя ККМ ККТ.

III) В третьем случае (для общего развития) если в фискальнике сумма больше чем в учетном программе, то проще всего оформить данный лишний чек который делает сумму в фискальнике больше чем в учетном ПО – как ошибочно пробитый (по факту он таким и является) – оформив акт КМ – 3.

Читайте также:  Подскажите, как нам вернуть переплату по страховым взносам (ИП на Упрощенкке)?
Ссылка на основную публикацию