Каким образом необходимо вести кассовую дисциплину, применяя онлайн-кассы?

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

На любой кассе ведется (в соответствии с требованиями закона или пожеланиями учредителя бизнеса) Кассовая книга либо ее аналог. Какие сведения фиксируются в ней? Как они соотносятся со сведениями, которые отражаются в фискальных документах, фиксируемых на онлайн-кассе?

p, blockquote 1,0,0,0,0 –>

p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

p, blockquote 3,0,0,0,0 –>

  1. На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.
  1. На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё

Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.

p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.

p, blockquote 8,0,0,0,0 –>

Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.

p, blockquote 9,0,1,0,0 –>

Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.

p, blockquote 10,0,0,0,0 –>

p, blockquote 11,0,0,0,0 –>

Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.

p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

p, blockquote 13,0,0,0,0 –>

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

p, blockquote 15,0,0,0,0 –>

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).

p, blockquote 16,0,0,0,0 –>

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

p, blockquote 19,1,0,0,0 –>

  1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
  1. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
  1. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

  • обычной (полной) оплате за товар;
  • частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
  • предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

p, blockquote 21,0,0,0,0 –>

  1. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
  1. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

p, blockquote 22,0,0,0,0 –>

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

p, blockquote 24,0,0,0,0 –>

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

p, blockquote 25,0,0,0,0 –>

Резюме

Кассовая книга — документ, который применяется независимо от того, используются ли на предприятии онлайн-кассы или нет.

p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

В КК фиксируются все приходные (на основании данных по приходным кассовым ордерам) и расходные (по расходным кассовым ордерам) операции с наличными денежными средствами. Эквайринговые операции — не фиксируются (несмотря на то, что проходят фискализацию на онлайн-кассе, если она применяется на предприятии), поскольку проводятся через расчетный счет, а не через кассу.

p, blockquote 27,0,0,0,0 –>

При этом, сведения по фискальным документам — чекам, отчетам, используются в качестве первичных при заполнении РКО и ПКО, на основании которых, в свою очередь, заполняется КК.

p, blockquote 28,0,0,1,0 –>

Ее и ордера обязаны вести все юридические лица. ИП применяют ПКО, РКО и Кассовую книгу по желанию.

p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

На основании данных по Кассовой книге устанавливается факт соблюдения лимита кассы. ИП вправе его не соблюдать.

p, blockquote 30,0,0,0,0 –>

Посмотрите другую статью про порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации и лимит остатка наличных денег в кассе предприятия.

p, blockquote 31,0,0,0,0 –>

Сколько времени занимает регистрация онлайн-кассы в Налоговой службе и как она выполняется узнаете из статьи.

p, blockquote 32,0,0,0,0 –>

p, blockquote 33,0,0,0,0 –>

p, blockquote 34,0,0,0,0 –>

Видео — как вести Кассовую книгу:

p, blockquote 35,0,0,0,0 –>

p, blockquote 36,0,0,0,0 –>

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. . Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО). На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу.

Ранее мы разбирались: нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы — об этом читайте в статье. Об основах работы ФГИС Меркурий: для чего она нужна и как с ней работать тем, кто связан с оборотом продукции животного происхождения. Порядок действий.

Документы и порядок оформления кассовых операций при использовании ККТ. . Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях.

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

p, blockquote 37,0,0,0,0 –>
p, blockquote 38,0,0,0,1 –>

Звоните по телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ), если хотите узнать цены на ККТ, зарегистрировать кассу в ФНС, выпустить КЭП, подключить онлайн-кассу к ОФД.

Кассовая дисциплина ИП в 2020 году

Каждому индивидуальному предпринимателю, деятельность которого связана с ведением кассовых операций, очень важно знать, как действовать в соответствии с действующим законодательством. Нарушения кассовой дисциплины грозят ИП штрафами. Постараемся разобраться в основных моментах, касающихся соблюдения кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей.

Указ Банка России от № (Указание № ) регламентирует порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями. Согласно этому указу, для двух категорий налогоплательщиков предусмотрены некоторые послабления.

В 2020 году субъекты малого бизнеса могут вести упрощенный кассовый порядок, который допускает отсутствие кассового лимита (абз. 10 п. 2 Указания № ). Таким образом, малые предприятия имеют право накапливать в кассе сколько угодно денежных средств. Нужно отметить, что в целях безопасности все же лучше сдавать деньги в банк.

Во всех остальных случаях представители малого бизнеса должны следовать установленному порядку ведения кассовых операций.

Кассовая дисциплина в 2020 году позволяет ИП не выписывать расходный кассовый ордер (при выдаче наличных денежных средств из кассы) и приходный кассовый ордер — при приеме наличных денег. В абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Указания № говорится о том, что предприниматели могут не вести кассовую книгу.

Обратите внимание, что отказ от выписки ордеров (РКО) и приходных кассовых ордеров (ПКО) может усложнить контроль над деятельностью сотрудников, принимающих денежные средства. То есть подтверждения о получении сотрудником денег не будет.

Если у ИП нет наемных работников, а денежные потоки поступают к предпринимателю напрямую, то отказаться от РКО и ПКО вполне целесообразно.

Поступление выручки ИП могут подтвердить кассовые чеки (выданные покупателям), отчеты о закрытии смены, а также бланки строгой отчетности (БСО).

Выдача заработной платы будет фиксироваться в соответствующей платежной ведомости.

Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, фиксируют все операции в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Согласно п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от № 135н, составление РКО и ПКО для заполнения КУДиР для ИП не является обязательным.

В случае если предприниматель на УСН взял денежные средства из кассы на личные цели, отражать эту операцию в Книге учета доходов и расходов не нужно ( это не считается расходом при УСН).

В целом во всех остальных случаях ИП должен следовать тому порядку кассовых операций, который предусмотрен законодательством.

Исправление ошибок в документах (по учету кассовых операций) в 2020 году

Индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки во всех документах, касающихся учета кассовых операций, кроме расходных и приходных кассовых ордеров (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания № ).

Для исправления ошибок в документах нужно зачеркнуть неправильные данные и указать правильную информацию с датой исправления. Все сделанные исправления заверяются подписью работника, занимавшегося оформлением документа. После этого приводится расшифровка исправления.

Расходование наличной выручки ИП в 2020 году

Кассовая дисциплина в 2020 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели. К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на:

  • выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
  • операции с ценными бумагами;
  • оплату аренды недвижимости;
  • организацию (проведение) азартных игр.

В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета (можно использовать банковскую карту оформленную на физ.лицо, а не на ИП).

Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России от № /241).

Применение техники (ККТ) для ИП в 2020 году

1. ИП, оказывающие услуги населению

ИП, занимающиеся оказанием услуги населению, до 1 июля 2019 года могли не применять контрольно-кассовую технику (ККТ), если они выдавали бланки строгой отчетности (БСО) и применяли ЕНВД или ПСН. Но и для ЕНВД и ПСН существовали ограничения. До 1 июля 2019 освобождение от обязательного применения ККТ получили ИП, применявшие ЕНВД и ПСН, осуществляющие свою предпринимательскую деятельность в сфере розничной торговли и общепита и не имеющие наемных работников.

Читайте также:  Какие нужно собрать документу нерезиденту чтобы открть ООО в РФ?

Также в п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ определен перечень видов услуг, при оказании которых, работая на любой системе налогообложения, можно не применять онлайн-ККТ.

Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом или сделаны при помощи автоматизированных систем (например, при помощи компьютера).

К бланкам, сформированным при помощи автоматизированных систем, предъявляются более строгие требования.

Типографские БСО могут иметь произвольную форму. Бланк строгой отчетности может быть разработан руководителем организации и утвержден его приказом.

В 2016 году был принят Закон № 290-ФЗ от 03.07.2016, которым в Закон о контрольно кассовой технике № 54-ФЗ от 22.05.2003 были внесены серьезные изменения. Первоначально Законом было определено, что с 01.07.2018 года ИП, работающие на ПСН и ЕНВД, , обязаны будут выдавать не просто БСО, а БСО, сформированный на специальном устройстве – «автоматизированной системе для БСО». По своей сути это разновидность кассового аппарата, к тому же оснащенного фискальным регистратором для передачи данных в ФНС.

Но Законом 337-ФЗ, подписанным президентом РФ 27.11.2017, внесены изменения в Закон № 390 ФЗ от 03.06.2016 года. Согласно этих изменений до 1.07.2019 года ККТ можно было не применять:

  • плательщикам ЕНВД, оказывающим бытовые услуги населению;
  • плательщикам ПСН, оказывающим бытовые услуги населению;
  • организациям и ИП, которые выполняют работы по заказам населения или оказывают услуги населению (за исключением услуг общепита с привлечением наемных работников).

Всем этим трем категориям разрешено использование соответствующих бланков строгой отчетности вместо кассовых чеков.

2. ИП, не оказывающие услуг населению

По общим правилам в 2020 году, предприниматели, не оказывающие услуг населению, должны применять ККТ. То есть для ИП на УСН, которые занимаются торговлей, применять кассовый аппарат необходимо.

Причем если в 2016 году вы не применяли кассовый аппарат на законных основаниях, то с 01.02.2017 года вы сможете зарегистрировать кассовый аппарат только нового образца – так называемая онлайн-касса. Главное ее отличие от кассы предыдущего поколения – это возможность подключения к интернет. Вместо фискальной памяти и ЭКЛЗ в кассах нового поколения должен быть фискальный накопитель, в котором будет храниться вся информация о проведенных денежных операциях, а также через интернет информация будет передаваться в ИФНС.

Если вы зарегистрировали кассу старого образца до 01.02.2017, то сможете ее использовать только до 30.06.2017. С 01.07.2017 вы будете обязаны применять только онлайн-кассу. Причем до этого срока ее необходимо не просто приобрести, но и зарегистрировать в ИФНС. Зарегистрировать онлайн-кассу возможно через официальный сайт налоговой инспекции, посещать лично ИФНС нет необходимости. Но для этой цели необходимо наличие усиленной электронной подписи.

А предприниматели на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) и на патентной системе налогообложения (ПСН) могли не использовать в своей деятельности ККТ до 01.07.2019, при соблюдении следующего условия – плательщики ПСН и ЕНВД в сфере розничной торговли и общепита не должны привлекать труд наемных работников.

Аналогично ИП, не имеющие работников, при осуществлении торговли с использованием торговых автоматов, были освобождены от обязательного применения ККТ до 1 июля 2019 года.

Им достаточно выдавать кассовые чеки и квитанции — то есть документы, которые являются подтверждением приема наличных денежных средств.

Пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ установлена информация, которая должна содержаться в документах, подтверждающих прием денежных средств:

Все обязательные реквизиты смотрите в п.1 ст.4.7 Закона 54-ФЗ.

Чеки и квитанции не относятся к документам строгой отчетности. В соответствии с письмом УФНС России по г. Москве от № 17–15/100028 их можно изготовить при помощи принтера.

3. ИП, осуществляющие специфичные виды деятельности

В пункте 2 статьи 2 Закона № перечислены специфические виды деятельности ИП. В отношении этих видов деятельности в 2020 году применять кассовый аппарат не нужно:

  • торговля из цистерн (пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами);
  • торговля на рынках (ярмарках, в выставочных комплексах);
  • торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив (в киосках);
  • продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в киосках;
  • прием утильсырья и стеклопосуды от населения (кроме металлолома);
  • вспашка огородов и распиловка дров;
  • сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности;
  • изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
  • присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
  • реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов.

Отметим, что в действующем законодательстве ничего не упоминается о том, какие документы нужно выдавать покупателям предпринимателю, который занимается специфическими видами деятельности. Получается, что в данной ситуации покупателю никакие документы не выдаются.

4. ИП, осуществляющие свою деятельность в отдаленной (труднодоступной) местности

Предприниматели, которые работают в отдаленной (труднодоступной) местности, могут не применять ККТ в 2020 году и не выдавать покупателю документов (вместо чеков).

Субъекты РФ самостоятельно утверждают перечень таких мест. Отметим, что в соответствии с п. 3 ст. 2 Закона № , к отдаленным и труднодоступным местностям не относятся города, а также районные центры и поселки городского типа.

Лимиты расчетов наличными в 2020 году

Несмотря на то, что предельный лимит денежных средств, находящихся в кассе ИП может не устанавливать, существует лимит для расчета наличными средствами между ИП и ООО или между двумя ИП. В 2020 году предельная сумма для расчета наличными по одному договору не может превышать 100 000 рублей. Причем для этого ограничения не установлен промежуток времени между первым и последующими расчетами по одному договору. Важно, чтобы сумма, обозначенная для расчета наличными по одному договору, не превышала 100 000 рублей.

Материал отредактирован в соответствии с актуальными изменениями законодательства РФ 20.10.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СБП +7 812 425 66 30, доб. 257. Регионы – 8 800 350 84 13 доб. 257

Какие документы необходимо заполнять при использовании онлайн кассы

Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации. Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации. Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).

Какие унифицированные формы можно не заполнять

18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
  7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

  1. Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
  2. Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
  3. Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
  4. Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
  5. Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Фискальные документы: форматы

В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН. Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн. Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе. В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.

Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.

Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.

Реквизиты:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
  4. Дата и время закрытия.
  5. Номер кассы.
  6. Адрес.
  7. Число подготовленных чеков.
  8. Количество не отправленных в ОФД.
  9. Время прекращения передачи сведений.
  10. Данные об итогах смены.

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.

Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.

Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

Онлайн кассы и кассовые документы по новым правилам

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.
Читайте также:  Как правильно платить обязательные платежи?

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкцийСанкции, применяемые к юридическому лицуСанкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата75-100% от выручки25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб.Приостановление деятельности на сок до 90 днейЗапрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассыШтраф – 5000 – 10 000 руб.Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗШтраф – 10 000 руб.Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

  • с применением бумажных бланков вручную;
  • на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
  • в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

  • в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
  • в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:

  • в кассовую книгу (форму КО-5);
  • в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.

Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Контрольно-кассовая дисциплина в 2019–2020 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона “О ККТ. ” от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
  • Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
  • ИП, занятыми оказанием услуг, выполнением работ или продажей товаров собственного производства, не имеющими наемных работников – до 01.07.2021 (закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

О возможности неприменения ККТ при УСН в связи с введением онлайн-касс читайте здесь и здесь.

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2019–2020 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

  • Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.
  • Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
  • Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
  • Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

  • Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
  • Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
  • Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2019–2020 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
  • Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
  • Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
  • Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
  • Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.

  • Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
  • Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2019-2020 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

  • Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2019–2020 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах – как применять БСО (нюансы)».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

  1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
  2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2019–2020 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

  • неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
  • превышения лимита расчетов наличными;
  • превышения лимита остатка кассы;
  • использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
  • невыдачи кассовых чеков или БСО;
  • несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
  • выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Читайте также:  Как встать на учет по УСН для интернет-магазина в начале года, оставляя при этом ЕНВД для розницы?

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2019–2020 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

  • Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
  • Отчеты фискальной памяти.
  • Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
  • Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
  • Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
  • Приказ на лимит кассового остатка.
  • Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней с 15.07.2016 увеличен до 1 года со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Ранее срок давности за административные нарушения составлял 2 месяца. Так что разовые нарушения кассовой дисциплины могли оставаться безнаказанными.

Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

  • штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
  • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

  • дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
  • приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2019-2020 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

  • предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
  • предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

  • за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
  • введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа – онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2019–2020 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), – ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Как ООО работать с кассой: кассовая дисциплина и использование онлайн-ККТ

Является ли приобретение ККТ требованием кассовой дисциплины? Этот вопрос часто можно услышать от начинающих предпринимателей. Однако, наличие кассового аппарата или его отсутствие никак не влияет на обязанность ритейлера вести кассу в соответствии с установленными правилами. Давайте разберёмся, как ООО работать с кассой, кто не может обойтись без ККМ, и как современные модели облегчают ведение бизнеса.

Касса ООО: как с ней работать?

Услышав о кассовой дисциплине, многие могут решить, что речь идёт о порядке работы с расчётной техникой, однако это не так. Касса предприятия и кассовое оборудование — это два принципиально разных понятия. Свод правил по ведению кассы касается всех наличных операций, осуществляемых кассиром. Таким образом, следует понять разницу и установить границу:

Контрольно-кассовое оборудование — это расчётное устройство (или их совокупность), с помощью которого продавец осуществляет и фиксирует операции по приёму денежных средств от клиента. Таких аппаратов на предприятии может быть много, и при работе с ними кассир обязуется оформлять отчёты и чеки.

Касса ООО — это все наличные операции в целом (прием, выдача, сбережение), независимо от того, проведены они через ККТ или нет. Таким образом, касса предприятия — это его совокупный доход в наличной форме. В неё, в том числе, поступают деньги, полученные через ККТ. Из кассы выделяются средства на покрытие расходов предприятия — выдача зарплаты, удовлетворение хозяйственных нужд, оплата банковских услуг и т. д. Вырученные средства сдаются инкассаторам или передаются на хранение в банк лично уполномоченным работником ООО. Очевидно, что кассой может быть специально выделенное помещение, коробка, ящик стола и т. д., а не только кассовый аппарат.

Приходно-расходные операции требуют должного оформления и учёта — именно это регламентируют правила ведения кассы. Их обязаны соблюдать все ООО, и здесь абсолютно неважно, есть на предприятии кассовый аппарат или нет.

Главные требования кассовой дисциплины:

  • создание кассовых документов, фиксирующих движение наличности (приём, выдача (в том числе под отчёт), хранение);
  • установление кассового лимита (предельно допустимой непереходящей суммы, остающейся в кассе после закрытия смены);
  • соблюдение условий выдачи денежных средств под отчёт сотрудникам;
  • соблюдение ограничений по сумме наличного расчёта между организациями и ИП — не больше 100 тыс. руб. по одному договору.

Все коммерческие компании обязуются придерживаться кассовой дисциплины независимо от уровня дохода, режима налогообложения и наличия кассового аппарата. Для представителей малого бизнеса сделано небольшое исключение — они могут не вводить лимитирование наличности в кассе, но остальные правила для таких ООО по-прежнему действуют.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

В соответствии с дисциплиной ведения кассы, на предприятии должны оформляться такие виды документов:

  1. Приходный и расходный ордеры. Первый оформляется при каждом поступлении средств, а второй — при каждой выдаче. Если расчёты осуществляются с помощью кассовой техники или с выдачей БСО, разрешается составлять один ордер на все проведенные операции за смену.
  2. Кассовая книга. В ней ведётся учёт всех выписанных кассовых ордеров. В конце смены кассир сверяет данные книги с другими расчётными документами, и выводит сумму непереходящего остатка. Если за день не было ни одной приходно-расходной операции, запись в книге не делается.
  3. Книга учёта. Этот документ фиксирует передачу наличности между кассирами и сдачу её руководителю. Он необходим, если в ООО работает более одного кассира-оператора.
  4. Платёжные ведомости. Составляются при выдаче зарплат, премий, соц. выплат и др. платежей сотрудникам.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Документы оформляются как в бумажном, так и в электронном виде. Их шаблоны можно создавать с помощью ПК, а заполнять вручную, либо же набирать в текстовом редакторе, распечатывать и заверять подписью и печатью — в этом вопросе ООО никак не ограничивается. Что касается электронных версий — как правило, их оформляют с помощью специальных защищённых программных конфигураций и заверяют электронной подписью предпринимателя.

Стоит отметить, что правила ведения кассы не требуют заполнения КУДИР, журнала учёта БСО, книги кассира-операциониста и др. документов, связанных с использованием ККМ. Все требования дисциплины регулируются Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У и от 07.10. 2013 № 3073-У.

Нужна ли касса: как работать ООО на разных налоговых режимах

Итак, порядок ведения кассы обязуются соблюдать все коммерческие организации, и наличие ККТ на этот факт никак не влияет. Однако же использование кассовой техники упрощает оформление обязательных кассовых документов. Согласно положениям закона № 54-ФЗ, не все ООО обязаны иметь экземпляр ККМ в торговой точке. Рассмотрим, кто должен проводить операции через кассовый аппарат, а кто может вести кассу без него.

В настоящий момент ещё не все ритейлеры, которым надлежит пользоваться кассовым оборудованием, установили его. В соответствии с п. 7.1 закона 290-ФЗ, до 01.07.2019 отсрочкой пользуются такие категории ООО на ЕНВД:

  • предоставляющие ветеринарные и бытовые услуги;
  • оказывающие услуги по ремонту и обслуживанию автотранспортных средств, занимающиеся перевозкой грузов и пассажиров, сдающие места на автостоянках;
  • занимающиеся установкой рекламных баннеров, расклейкой плакатов;
  • сдающие помещения и земельные участки под размещение заведений общепита и объектов розничной торговли.

Такие компании пока могут не пользоваться кассовой техникой, но формируют БСО или товарный чек по просьбе клиента. Учитывая, что за непредоставление чека покупателю предусмотрен штраф в размере до 10 тыс. руб., юристы рекомендуют выдавать расчётный документ в любом случае, просит об этом покупатель или нет.

Кроме того, независимо от используемого режима налогообложения, отсрочка дана предприятиям-владельцам вендинговых автоматов и заведений общественного питания, не имеющим наёмного штата. Организации, выполняющие различные работы и услуги для населения (за исключением предприятий общепита с наёмными сотрудниками), также могут пока не ставить ККМ.

В 2017 году первыми онлайн-кассы установили все ООО, реализующие алкоголь, и предприятия на УСН и ОСНО, продающие пиво и товары с акцизом. В 2018 к ним присоединились и компании на вмененном налоге. Розничные предприятия с сотрудниками, предоставляющие услуги общественного питания и торгующие различной продукцией, пользуются ККТ с 01.07.2018.

В то же время есть и такие виды коммерческой деятельности, которые не нуждаются в применении кассовой техники. Они перечислены в п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ. 3 июля 2018 года список получивших освобождение от использования ККМ расширился и дополнился. Несмотря на это, учёт приходно-расходных операций должен вестись на каждом предприятии.

Как работать с кассой ООО: последовательность действий кассира при расчёте с клиентом

Для кассира в отношении использования кассовой техники мало что изменилось. Основные перемены произошли в устройстве и функционале ККТ.

Работать с онлайн-кассой просто, ведь она:

  • формирует чеки и отчёты, создаёт их электронные версии;
  • накапливает, кодирует и ведёт учёт проведённых операций;
  • направляет информацию по каждой операции в налоговую службу.

Одна из основных особенностей ККТ нового типа — подключение к сети Интернет. Предприниматель должен организовать бесперебойное кабельное или беспроводное соединение для перенаправления данных в ФНС. Большинство моделей ККМ печатает фискальные чеки, однако есть и более простые решения, не оснащённые чековым принтером. Такие экземпляры подойдут для ООО, работающих по безналу и направляющих расчётный документ своему клиенту через интернет.

Главный атрибут онлайн-кассы, без которого она не может так называться, — это фискальный накопитель. Он представляет собой основную память ККТ. ФН хранит и шифрует данные, а также формирует код для их проверки. Это съемная комплектующая, подлежащая замене каждые 13, 15 или 36 мес. — в зависимости от периода действия.

Алгоритм работы кассира-операциониста с кассовой техникой остался практически таким же. При расчёте с покупателем продавец совершает следующие действия:

  • проводит идентификацию товара в базе, набирая его код на клавиатуре, используя панель быстрого доступа или сканируя его штрих-код;
  • выводит итоговую сумму покупки, вбивая количество товаров;
  • выбирает вариант оплаты — наличными или картой;
  • по желанию клиента указывает его e-mail или номер телефона для отправки электронной версии чека;
  • принимает оплату, печатает кассовый чек и передаёт его покупателю.

Конечно же, это далеко не все обязанности кассира. Он, как и прежде, следит за наличием товаров на складе, печатает отчёты о закрытии и открытии смены, высчитывает сумму остатка кассы.

Однако теперь продавец обязан внимательнее следить за исправной работой ККТ: проверять интернет-соединение, получать отчёты о приёме данных по операции от ОФД, проверять наличие фискального признака на сформированном чеке, сообщать администратору об ошибках и сбоях.

Само устройство осуществляет работу по такому принципу: ФН преобразует данные по кассовой операции, ККТ отправляет их ОФД по интернету и принимает отчёт об их успешной доставке, затем информация обрабатывается и направляется в налоговую службу по защищённому каналу. Если все этапы пройдены без заминок и сбоев, ККМ печатает чек.

Ссылка на основную публикацию