Какие документы подтверждают расход?

Какие документы подтверждают расход?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!

Какие документы организации необходимо получить от контрагентов для подтверждения расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при приобретении материальных ценностей, оплате услуг?

Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В свою очередь, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами:
– оформленными в соответствии с законодательством РФ;
– косвенно подтверждающими произведенные расходы (приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Специалисты финансового ведомства, учитывая в том числе и положения п. 1 ст. 11 НК РФ, неоднократно обращали внимание на то, что при реализации положений п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщики прежде всего должны руководствоваться требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 129-ФЗ) (письма Минфина России от 02.06.2011 N 03-11-06/2/89, от 24.04.2007 N 07-05-06/106).
А при осуществлении наличных расчетов, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами, для признания расходов желательно иметь в наличии кассовые чеки (бланки строгой отчетности), если требование о применении контрольно-кассовой техники (бланков строгой отчетности) в конкретной ситуации предусмотрено положениями действующего законодательства (смотрите, например, письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-11-05/40).
Кроме того, согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Следовательно, обязательным условием признания расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, является наличие у налогоплательщика соответствующих банковских документов (выписок, платежных поручений и т.п.).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Накладные

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется документами, предусмотренными условиями поставки товаров (договором) и правилами перевозки грузов. К таким документам прежде всего относится товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Кроме того, в случае доставки товаров автомобильным транспортом может оформляться товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (письмо ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660). Наряду с товарно-транспортной накладной применяется форма транспортной накладной, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

Акты

Действующим законодательством не установлено требования об обязательном подписании сторонами договора возмездного оказания услуг акта приемки-передачи, подтверждающего факт оказания услуг (постановления ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А41/10338-07, Поволжского округа от 25.01.2007 N А57-178455).
Следовательно, отсутствие акта само по себе не является безусловным основанием для вывода о том, что предусмотренные договором услуги фактически не оказывались (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 07.12.2007 N Ф08-7879/07 и от 16.06.2005 N Ф08-2393/05).
Достаточным подтверждением факта оказанных услуг может являться договор и документы об оплате, а также документы, косвенно подтверждающие оказание услуг.
В то же время законодательство не исключает возможности оформления отношений по приему результата оказанных услуг двусторонним актом приема-передачи, поэтому такой документ может являться подтверждением факта оказания исполнителем услуг и принятия их заказчиком (письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/170, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10.03.2004 N Ф08-730/04, ФАС Центрального округа от 18.01.2007 N А62-2318/2006).

Счета

Оформление такого документа, как счет, действующими нормативными документами не предусмотрено. В связи с этим счет на оплату товара не относится к документам, для которых предусмотрена унифицированная форма, и не носит характер первичного документа. Однако оформление данного документа входит в обычаи делового оборота в нашей стране. Как правило, указанный документ оформляется на собственном бланке с указанием реквизитов поставщика (подрядчика), а покупатель (заказчик) на основании счета производит оплату.
В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет, содержащий все существенные условия договора, признается офертой, если этот счет является адресованным конкретному лицу предложением, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято (акцептовано) предложение.
По общему правилу договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ),
Пунктом 3 ст. 438 ГК РФ установлено, что если лицо, получившее оферту, совершает в срок, установленный для ее акцепта, действия по выполнению условий договора, указанных в этой оферте (например, оплачивает услуги и т.п.), то такие действия считаются акцептом, если иное не предусмотрено правовыми актами или не указано в оферте (п. 3 ст. 438 ГК РФ). При этом согласно п. 3 ст. 434 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в вышеуказанном порядке, установленном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
Так, например, договор может рассматриваться как заключенный с момента оплаты услуги по счету, являющемуся офертой продавца. При этом такой счет необходимо признать именно письменным предложением заключить договор. Заключенный таким образом договор является одновременно и основанием произведенной оплаты.

Договоры

В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора и в приемлемой законодательством для определенного случая форме на основании п. 1 ст. 158 ГК РФ (письменной – простой или нотариальной, а также в устной).
Статьей 162 ГК РФ установлены последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания.
При этом стороны не лишаются права приводить письменные и другие доказательства.
В случае отсутствия письменной формы договора, сторона может подтвердить наличие договорных отношений доказательствами, которые указывают на наличие договорных отношений. Таким доказательством может являться, в частности, наличие соответствующих накладных, счетов-фактур, счетов на оплату товара (работ, услуг), актов оказания услуг (выполненных работ), отчетов исполнителей.
Как видим, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами в ряде случаев налогоплательщикам желательно иметь в наличии договоры, составленные в письменной форме в виде единого документа. Данное утверждение особенно актуально при оплате услуг, оказываемых организации.

Счета-фактуры

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ подлежат включению в состав расходов суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком.
Из содержания отдельных писем уполномоченных органов недвусмысленно следует, что расходы в виде НДС могут быть признаны на основании документов, подтверждающих фактическую уплату этого налога, а также счетов-фактур (при условии соблюдения правил по их заполнению) (письма Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147, УФНС России по г. Москве от 28.06.2006 N 18-11/3/56398@).
В то же время судебные органы указывают на то, что налогоплательщики, применяющие УСН, вправе подтверждать расходы в виде “входного” НДС, уплаченного поставщикам, не только счетами-фактурами, но и прочими документами (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19.09.2005 N А31-9074/20, Северо-Западного округа от 17.10.2006 N А42-12002/2005, ФАС Северо-Западного округа от 06.08.2007 N А52-235/2007).
Учитывая вышеизложенное, несложно сделать вывод: наличие у Вашей организации надлежаще оформленных контрагентами счетов-фактур позволит полностью исключить возможность возникновения разногласий с налоговыми органами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

7 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Подтверждение транспортных расходов – какими документами?

Что такое транспортные расходы?

Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:

  • документальное оформление;
  • экономическое обоснование.

Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.

Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».

Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:

При этом транспортировка может производиться следующими лицами:

  • самим продавцом;
  • покупателем с использованием собственного автотранспорта;
  • сторонней компанией, с которой заключает договор или продавец, или покупатель.

Рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.

О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

  • счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
  • товарную накладную по форме ТОРГ-12;
  • прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

  • о сторонах сделки;
  • перевозимых ТМЦ;
  • дополнительных документах;
  • транспортном средстве, осуществляющем доставку;
  • пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
  • дате доставки груза;
  • прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ. ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:

  • номер ТТН;
  • дату ее составления;
  • информацию о товаре;
  • реквизиты участников сделки;
  • прочие данные, предусмотренные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

  • Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
  • Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

  1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
  2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

  • В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
  • Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

  • Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
  • Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?

Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:

  • Можно оформить ТТН в 4 экземплярах, где покупатель заполняет только транспортный раздел. После этого указанные документы передаются перевозчику для заполнения поставщиком товарного раздела. Заполнив ТТН, поставщик передает 3 экземпляра перевозчику. Приняв груз, покупатель оставляет себе один экземпляр, а остальные 2 вручает перевозчику, на основании которых тот составляет акт.
  • Если покупатель составляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. Оформляется такая ТН в 2 экземплярах — один остается у покупателя, другой передается транспортной организации.

Итоги

Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.

Документальное подтверждение расходов

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Читайте также:  Как отразить приход личных средств на счет ИП, если их положило другое лицо?

Таким образом, для определения перечня документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат, НК РФ, с учетом положений статей 11 и 252, адресует налогоплательщиков к Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – закон № 129-ФЗ). В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 указанного закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Чаще всего при проведении проверок налоговые органы “не принимают” представляемые организациями документы в качестве подтверждающих произведенные затраты по следующим основаниям:

  • недостаточно полное раскрытие содержания хозяйственной операции;
  • предоставление документов несоответствующей формы;
  • допущение ошибок при заполнении реквизитов документов.

Раскрытие содержания хозяйственной операции

Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ требует отражения в первичных учетных документах содержания хозяйственной операции, а также ее измерителей в натуральной и денежной формах. Данное требование легко может быть выполнено в отношении хозяйственных операций, имеющих материальное выражение, например, связанных с поставкой товара. Но как быть, если речь идет об услугах, например, по продвижению товара на рынке?

Интересную точку зрения по данному вопросу изложил Минфин России в своем письме от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/170. В данном письме речь идет об оказании услуг, направленных на продвижение товаров. В соответствии с текстом письма Минфином рассмотрена ситуация, когда исходя из условий договора, заключаемого организацией оптовой торговли (заказчиком) с крупными сетями продуктовых магазинов (исполнителями), исполнитель обязан:

  • обеспечивать присутствие товаров заказчика в согласованном ассортименте во всех магазинах;
  • обеспечивать долю выкладки товаров заказчика в размере не менее 50 % от общей выкладки аналогичных товаров;
  • обеспечивать текущий минимальный запас товаров заказчика в каждом магазине в размере не менее 10 коробов.

Оплата услуг исполнителя осуществляется на основании представляемого им по итогам каждого квартала акта об оказании услуг и счета-фактуры.

По мнению Минфина России, расходы по оплате услуг исполнителя по продвижению товаров не могут учитываться заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль в связи с тем, что в акте, составляемом по итогам квартала, нельзя отразить фактическое исполнение указанных выше обязательств исполнителя в течение квартала. Поэтому осуществляемые на основании этого акта затраты организации не отвечают условиям документальной подтвержденности.

Сложно представить себе, каким образом Минфин России предлагает отражать выполнение данных услуг – приводить в составляемом акте об оказании услуг полный ассортимент товара в магазинах, рассчитывать процентную долю выкладки товара или указывать запас товара заказчика в каждом магазине? И на какую дату приводить эти данные, если акт об оказании услуг составляется по итогам квартала?

Конечно же, отразить выполнение перечисленных выше услуг в актах в той форме и в том объеме, как этого требует Минфин России, невозможно. Если следовать логике Минфина России, можно поставить под сомнение и правомерность отнесения на расходы затрат на оплату труда, поскольку можно утверждать, что в табеле рабочего времени, на основании данных которого работодатель производит начисление заработной платы, отражается лишь факт присутствия работника на рабочем месте, а не выполнение им своих должностных обязанностей. В соответствии с трудовым законодательством заработная плата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Рассуждая таким образом, можно прийти к выводу о том, что табель учета рабочего времени не будет являться первичным документом, подтверждающим правомерность отнесения организацией на расходы затрат по оплате труда, поскольку теоретически возможна ситуация, когда работник находился на рабочем месте, но непосредственно своих трудовых обязанностей не выполнял?

Фактически выполнение условий рассматриваемого в названном письме договора потребует от исполнителя возложения на своих работников дополнительных трудовых обязанностей, что и следует отразить в соответствующих должностных инструкциях. Именно эти должностные инструкции и следует рассматривать в качестве дополнительных доказательств выполнения исполнителем условий договора.

Ведь в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК РФ обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы, а неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица.

Вместе с тем, доводы, отраженные в рассматриваемом письме, указывающие на необходимость доказывания факта реального оказания услуг, уже встречались в правоприменительной практике.

Подобные аргументы были приведены ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 19.01.2004 по делу № А11-4426/2003-К2-Е-1961 и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 30.08.2004 по делу № А56-26880/03. При рассмотрении данных дел арбитражными судами исследовались не только акты выполненных работ, но и иные документы (по первому делу – должностные инструкции административно-управленческого персонала, по второму – акты осмотра оборудования, подтверждающие (опровергающие) необходимость проведения ремонтных работ).

И хотя при рассмотрении данных дел было установлено, что акты выполненных работ не соответствуют требованиям закона № 129-ФЗ, вследствие чего не могут являться основанием для включения затрат в состав расходов (оба дела налогоплательщиками были проиграны), арбитражными судами для установления вины налогоплательщиков были рассмотрены все документы, каким-либо образом связанные в выполнением (в данном случае – не выполнением) спорных работ.

Ранее Департамент налоговой политики Минфина России в своем письме от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33 “О признании в налоговом учете расходов по гражданско-правовым договорам” высказал несколько иную точку зрения на необходимость предоставления акта выполненных работ (оказанных услуг) в качестве подтверждающего документа. Исходя из того, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации не содержат формы первичных документов, оформляющих взаимоотношения сторон, возникающих по агентскому договору или договору возмездного оказания услуг, Минфином России был сделан вывод о том, что для признания расходов налогоплательщиков, понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором.

Здесь неизбежно возникает вопрос, на основании какого документа можно включить в расходы затраты по подобным договорам?

Хочется верить, что при подготовке данного письма Минфин России недостаточно точно сформулировал свою позицию. Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ четко указывает на то, что первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов. Уже сложившимся в нашей стране обычаем делового оборота стало составление сторонами договора по результатам выполнения работ (оказания услуг) акты выполненных работ (оказанных услуг), и именно данный документ рассматривается в качестве первичного учетного документа, подтверждающего факт совершения организациями хозяйственной операции.

Возможно, Минфин России в письме № 04-02-05/1/33 имел в виду, что если в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором составляется акт выполненных работ (оказанных услуг), то именно он должен являться документом, подтверждающим произведенные затраты. В противном случае, в качестве подтверждающего документа может быть использован любой другой документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг) и содержащий в соответствии с пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ перечень обязательных реквизитов (например, отчет о проделанной работе или докладная записка об оказании услуг).

Форма документа

Как следует из нормы пункта 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные учетные документы должны составляться по унифицированным формам, а в случае отсутствия специально разработанных унифицированных форм – в произвольной форме с соблюдением необходимых требований.

Конечно же, все налогоплательщики должны соблюдать требования актов законодательства РФ, но что делать, если по той или иной причине документы, полученные налогоплательщиком от их исполнителей, не соответствуют этим требованиям? Подобные ситуации встречаются в деятельности хозяйствующих субъектов намного чаще, чем всем нам хотелось бы. Неужели из-за формальных нарушений при составлении первичных бухгалтерских документов налогоплательщик должен лишаться права на включение в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, соответствующих затрат?

Очень серьезным аргументом в пользу налогоплательщиков являются положения пункта 7 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, который указывает на то, что при ведении бухгалтерского учета должен реализовываться принцип приоритета содержания документа над его формой. Именно данная точка зрения и является преобладающей в правоприменительной практике.

При рассмотрении дела № А56-21172/03 ФАС Северо-Западного округа весьма лояльно подошел к решению вопроса о ненадлежащем оформлении первичных бухгалтерских документов. В данном деле налогоплательщик включил в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затраты на выполнение работ по капитальному ремонту. Налоговая инспекция посчитала неправомерным уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку акт приемки выполненных работ был оформлен в произвольной форме, которая не соответствует унифицированной форме КС-2. В своем постановлении от 27.05.2004 суд указал на то, что несоответствие акта приемки работ установленной форме нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат. Суд дал оценку документам, представленным в обоснование понесенных расходов (договором подряда, техническим заданием, протоколом согласования договорной цены, справкой о стоимости работ по форме КС-3, платежными документами об оплате работ), в их совокупности, и сделал вывод о правомерном их учете при определении налогооблагаемой прибыли.

При рассмотрении другого дела* ФАС Северо-Западного округа были признаны правомерными действия налогоплательщика, включившего в состав затрат расходы по оплате проезда работников в служебные командировки и обратно автобусом внегородского сообщения.

Примечание:
* Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2003 по делу № А52/2874/2002/2.

Арбитражный суд указал, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации форму проездных билетов не устанавливают, представленные же налогоплательщиком проездные билеты содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные в статье 9 закона № 129-ФЗ. Таким образом, оснований для отказа в принятии билетов, не соответствующих определенной форме, в качестве доказательства произведенных расходов, при наличии в них всех необходимых реквизитов, нет.

Ошибки в первичных документах

Зачастую организациями допускаются ошибки при заполнении первичных учетных документов. При формальном подходе это может послужить основанием для непринятия документов в качестве подтверждающих. Однако как указал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 12.05.2005 по делу № А05-6965/04-10 ошибочное указание даты в накладной и счете-фактуре не может служить основанием для непринятия расходов налогоплательщика при установлении факта понесенных расходов, их производственной направленности, экономической обоснованности и документальном подтверждении.

Что год грядущий нам готовит?

Федеральным законом от 06.06.2005 № 58-ФЗ (комментарий к закону читайте здесь) в пункт 1 статьи 252 НК РФ внесены изменения.

В соответствии с данными изменениями с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Таким образом, очень хочется верить, что со следующего года у налогоплательщиков одной проблемой станет меньше. В качестве документов, подтверждающих произведенные затраты, должны будут приниматься не только первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями закона № 129-ФЗ, но и прочие документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. При этом следует обратить внимание на то, что список таких документов, приведенный в скобках в пункте 1 статьи 252 кодекса, является открытым.

Что же касается споров с налоговыми органами по расходам, произведенным до 1 января 2006 года, налогоплательщикам для доказательства своей правоты следует пользоваться нормами пункта 6 статьи 108 НК РФ и помимо первичных учетных документов предоставлять налоговым органам (а в случае необходимости и судебным органам) иные документы, прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Заключение

Анализ арбитражной практики показывает, что в последнее время арбитражные суды достаточно гибко подходят к оценке доказательной базы при рассмотрении споров о правомерности отнесения затрат на расходы. Однако организациям не следует злоупотреблять этой “добротой”.

Ведь, как уже не раз отмечалось в данной статье, законодательно закреплено, что документами, подтверждающими произведенные организацией затраты, являются первичные учетные документы унифицированной формы, а в случае отсутствия унифицированных форм, первичные учетные документы, составленные в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ. Поэтому те хозяйственные операции, для оформления которых существуют унифицированные формы первичных документов, следует оформлять именно этими документами. И только при отсутствии унифицированных форм подтверждающие документы могут составляться в произвольной форме с указанием всех реквизитов, перечисленных в пункте 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ. При этом такие реквизиты как содержание хозяйственной операции и ее измерители заполняются в том объеме, в каком это позволяет специфика данной хозяйственной операции.

Как документально подтвердить расходы по налогу на прибыль

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

Читайте также:  Декларация ЕНВД?

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена статьей 4 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3, от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491, от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85, от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605.

Акт об оказании услуг

Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг?

Если составление акта об оказании услуг не обязательно, подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.). Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в налоговом учете арендные платежи .

Документы от незарегистрированной организации

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые выданы от имени организации, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ?

По мнению контролирующих ведомств, расходы по документам, составленным от имени незарегистрированных организаций, учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такая позиция основана на положениях:

  • статьи 153 Гражданского кодекса РФ, согласно которой сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Организация, не зарегистрированная в ЕГРЮЛ, юридическим лицом не является. Поэтому действия, совершенные с ее участием, сделками не считаются, а затраты, возникающие в ходе этих действий, расходами при расчете налога на прибыль не признаются;
  • статьи 252 Налогового кодекса РФ, согласно которой расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документы, выданные незарегистрированными организациями, этому условию не отвечают, следовательно, они не могут быть доказательством понесенных расходов.

Суды подтверждают правомерность такого подхода. Они признают, что документы, выданные от имени несуществующих юридических лиц, не могут подтверждать расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 31 мая 2011 г. № 17649/10, от 19 апреля 2011 г. № 17648/10, от 1 февраля 2011 г. № 10230/10, определения ВАС РФ от 6 июня 2011 г. № ВАС-4338/11, от 16 июля 2009 г. № ВАС-8645/09, от 22 июня 2009 г. № ВАС-7288/09, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 8 ноября 2013 г. № А38-92/2013, от 5 мая 2011 г. № А43-14215/2010, от 28 апреля 2011 г. № А43-17064/2010, Западно-Сибирского округа от 18 января 2013 г. № А45-17992/2011, от 16 октября 2013 г. № А27-20892/2012, Восточно-Сибирского округа от 2 февраля 2011 г. № А58-5163/2009).

Документы от недобросовестного поставщика

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг), поставщик которых сдает в налоговую инспекцию «нулевые» декларации?

Добросовестное исполнение поставщиком обязанностей налогоплательщика не является обязательным условием для признания расходов у покупателя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сами по себе нарушения, допущенные контрагентами организации (в т. ч. искажение налоговой отчетности), не являются основанием для того, чтобы обвинить ее в получении необоснованной налоговой выгоды (п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53). Если организация действительно приобретала товары (работы, услуги) для использования в своей деятельности, а поставщик не отражал эти операции в отчетности, то при наличии правильно оформленных первичных документов включение таких расходов в расчет налоговой базы по налогу на прибыль правомерно (см., например, постановления ФАС Московского округа от 10 мая 2007 г. № КА-А40/3705-07, от 1 марта 2007 г. № КА-А40/814-07, от 17 октября 2006 г. № КА-А40/9769-06).

Но если налоговая инспекция докажет, что в действительности товары (работы, услуги) не приобретались, а первичные документы оформлялись для завышения расходов, то организацию могут обвинить в получении необоснованной налоговой выгоды (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53). В этом случае сделки, совершенные с контрагентом, будут признаны недействительными, а налоговые обязательства, вытекающие их этих сделок, пересчитаны с начислением штрафов и пеней.

Документы, оформленные за границей

Ситуация: как подтвердить расходы на приобретение имущества за границей. Покупателем является зарубежное представительство российской организации? Имущество принято на учет головным отделением организации в России.

Подтвердить расходы, понесенные при приобретении имущества (работ, услуг) за границей, можно документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка.

При приобретении имущества (работ, услуг) такими документами могут быть контракты, передаточные акты, счета, а также документы, подтверждающие, что с продавцом (исполнителем) рассчитались. Кроме того, для обоснования затрат, понесенных за границей, можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов (таможенные декларации, приказы о командировках, проездные документы и т. п.). Такой вывод позволяет сделать пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Объясняется это тем, что официальное делопроизводство во всех организациях ведется на русском языке как государственном языке России (п. 1 ст. 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, ст. 68 Конституции РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 февраля 2009 г. № 03-03-05/23, от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66.

Документы, составленные в иностранной валюте

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые составлены в иностранной валюте?

Документы, составленные в иностранной валюте, могут подтверждать расходы организации:

  • по сделкам в рамках внешнеторговых контактов или за рубежом;
  • по сделкам, совершенным на внутреннем рынке, если российское законодательство допускает расчеты между контрагентами в иностранной валюте (ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

В обоих случаях организация вправе признать расходы, которые подтверждены документами, составленными в иностранной валюте. Главное, чтобы эти документы были оформлены либо по правилам, действующим в иностранных государствах, либо в соответствии со статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

При определении налогооблагаемой прибыли расходы, выраженные в иностранной валюте, подлежат пересчету в рубли (п. 5 ст. 252 НК РФ).

Документы без расшифровки подписей

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, в которых нет расшифровок подписей должностных лиц ?

Налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ, письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167).

Расшифровка подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, является обязательным реквизитом первичного документа (подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, при расчете налога на прибыль такие расходы учитывать нельзя.

Правомерность такой позиции находит поддержку в арбитражной практике (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540 и от 31 мая 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1369, Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. № А13-1712/2005-28).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09, Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А). В частности, в постановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 ФАС Московского округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте приемки выполненных работ (при наличии такой расшифровки в договоре на их выполнение) не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из налоговой базы по налогу на прибыль.

Срок хранения документов

По общему правилу документы, подтверждающие расходы, организация должна хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом специальные правила хранения установлены в отношении документов, подтверждающих:

  • размер убытков, которые организация переносит на будущее, их нужно хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы, но не менее четырех лет (п. 4 ст. 283 НК РФ);
  • расходы в виде амортизационных отчислений четырехлетний срок хранения таких документов нужно отсчитывать с момента окончания начисления амортизации в налоговом учете.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270.

Крым (Севастополь)

С 1 января 2015 года в Крыму и Севастополе действует российское налоговое законодательство. Организации и предприниматели Крыма (Севастополя) обязаны документально подтверждать свои расходы в общем порядке.

Ситуация: может ли филиал украинской организации, зарегистрированный в Крыму (Севастополе), включить в расходы стоимость товаров (работ, услуг), полученных в 2014 году до перерегистрации? Документы, подтверждающие расходы, поступили в 2015 году .

Да, может. В том периоде, когда филиал получил первичные документы, стоимость товаров (работ, услуг) признайте в расходах.

Для филиалов (представительств) иностранных организаций действует российское налоговое законодательство. С даты регистрации обособленного подразделения. Это следует из норм пунктов 1, 13 Положения, утвержденного постановлением Госсовета Республики Крым от 30 апреля 2014 г. № 2093-6/14, статей 1, 18 Закона г. Севастополя от 18 апреля 2014 г. № 2-ЗС и письма ФНС России от 27 мая 2014 г. № ГД-18-3/675.

По российским правилам при расчете налога на прибыль доходы можно уменьшить на понесенные расходы (ст. 247 НК РФ). Для этого расходы должны одновременно быть:

  • экономически обоснованны;
  • документально подтверждены;
  • связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Поэтому при поступлении первичных документов филиал вправе включить в расходы стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных в 2014 году до перерегистрации. Сделайте это в том периоде, в котором документы были получены (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ).

Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ и материалов

Автор: Серова А. И., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Комментарий к Постановлению АС ЗСО от 17.12.2019 по делу № А81-9588/2018.

По результатам проверки строительной организации были доначислены НДС, налог на прибыль, НДФЛ, пени и штрафы. В основном причиной налоговых претензий было ненадлежащее оформление документов, причем внутренних, составленных и не составленных самим налогоплательщиком, а не его контрагентами. Иными словами, пострадала организация из-за небрежности одних своих сотрудников и ненадлежащего контроля со стороны других сотрудников.

Налоговики забраковали документы, подтверждающие несение расходов на ГСМ, на приобретение материалов подотчетными лицами и выплату компенсации стоимости проезда. Кроме того, десятки миллионов рублей были перечислены на личные счета сотрудников и выданы наличными без какого-либо документального подтверждения. Эти суммы были признаны доходом соответствующих физических лиц, подлежащим включению в базу по НДФЛ.

Читайте также:  До какого возраста можно открыть ИП в России?

Расходы на ГСМ

Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на приобретение бензина марок АИ-92 и АИ-95. В обоснование учета расходов в целях исчисления налога на прибыль и принятия НДС к вычету общество представило чеки АЗС.

Проверяющие доначислили оба налога в связи с тем, что в проверяемом периоде налогоплательщик не являлся собственником транспортных средств, которые используют бензин (на балансе числились только автомобили, работающие на дизтопливе).

Кроме того, в ходе проверки было установлено, что весь приобретенный бензин списывался в затраты единовременно, без учета норм списания и без составления соответствующих документов (путевых листов, актов учета расхода ГСМ и др.).

Организация утверждала: бензин использовался двумя единицами личного транспорта работников, который эксплуатировался в производственных целях. В подтверждение своей позиции общество непосредственно в суд представило договоры безвозмездного пользования двумя автомобилями (Газель и Шевроле Нива), заключенные со своими сотрудниками.

Арбитры обратили внимание: эти договоры не были представлены инспекторам во время проверки. Кроме того, у налогоплательщика отсутствуют путевые листы, то есть не доказано, что транспортные средства использовались только при осуществлении предпринимательской деятельности общества.

Судьи указали: путевой лист является одним из документов, подтверждающих обоснованность расходов на приобретение ГСМ. Он в совокупности с учетными документами, такими как акты (ведомости) на выдачу и на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего, является основанием для оценки возможности отнесения стоимости ГСМ в состав затрат, связанных с осуществлением производственной деятельности. При отсутствии вышеперечисленных документов не представляется возможным установить связь заявленных налогоплательщиком расходов на приобретение бензина с предпринимательской деятельностью, подлежащей обложению налогом на прибыль и НДС.

Израсходованные подотчетные деньги не связаны с деятельностью организации

Проверяющие исключили из состава расходов почти 3 млн руб., которые были выданы под отчет работникам. Причин несколько.

Адрес доставки – квартира

Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете Леруа Мерлен. В квитанциях о доставке указаны адреса: город, улица, дом, квартира. Собственником квартир, куда производилась доставка строительно-отделочных материалов, являлись генеральный директор и главный инженер организации.

Вывод: расходы на приобретение материалов не связаны с производственной деятельностью налогоплательщика, направлены на удовлетворение личных потребностей работников предприятия.

Компенсация стоимости проезда? Важна цель поездки!

На основании авансовых отчетов генеральному директору и главному инженеру компенсировалась стоимость проезда в города (и обратно), в которых нет контрагентов, но расположены квартиры, принадлежащие названным лицам.

Запчасти приобретены, но куда установлены?

Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат на покупку автозапчастей. В качестве подтверждающих документов приложены товарные чеки, чеки ККТ. При этом у налогоплательщика нет актов на списание запчастей, дефектных ведомостей, иных документов, позволяющих:

идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю;

установить связь между использованием транспортного средства и хозяйственной деятельностью общества.

Выводы сделаны такие. Налогоплательщик не подтвердил:

необходимость и факт проведения ремонта транспортных средств, используемых в целях получения доходов;

соблюдение требований п. 5 ст. 272 и п. 1 ст. 260 НК РФ, в соответствии с которыми расходы на ремонт учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором автомобиль был отремонтирован (то есть когда был подписан документ, свидетельствующий о фактической замене запчасти).

Обязательные условия

…признания расходов

Известно, что арбитры должны не только принять решение по рассматриваемому делу, но и обосновать свою позицию. В данном случае в судебных актах в отношении доначисления налога на прибыль и отказа в вычете сумм «входного» НДС представлена следующая мотивировка.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) затраты, оценка которых выражена в денежной форме, и при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В силу п. 49 ст. 270 НК РФ расходы, не соответствующие данным критериям, при определении налоговой базы не учитываются. Таким образом, в целях налогообложения прибыли признаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, непосредственно связанные с извлечением доходов.

Расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, носят заявительный характер, в связи с чем именно на налогоплательщика возложена обязанность доказать правомерность и обоснованность уменьшения налоговой базы. Поэтому разумный и добросовестный налогоплательщик должен принять все возможные меры для того, чтобы подтвердить надлежащими (оформленными в соответствии с действующим законодательством, полными и непротиворечивыми) документами правомерность учета расходов, уменьшающих налоговую базу, либо (при отсутствии таких доказательств) вообще не должен признавать данные расходы. Это позволит избежать ответственности в виде начисленных финансовых санкций (штрафов и пеней).

…принятия НДС к вычету

Согласно п. 2 ст. 171 НК РФ одним из обязательных условий принятия НДС к вычету является приобретение товаров, работ и услуг для осуществления операций, признаваемых объектами обложения данным налогом. В связи с этим налогоплательщик должен доказать, что покупки используются при осуществлении им своей деятельности. При отсутствии таких доказательств право на вычет не возникает.

Миллионы рублей перечислены на личные счета работников и выданы под отчет без подтверждающих документов

В проверяемом периоде организация (помимо выплаты заработной платы) перечисляла денежные средства с расчетного счета на личные счета работников. Кроме того, значительные суммы систематически выдавались из кассы под отчет. По этим суммам сотрудники предприятия не отчитались (отсутствуют оправдательные документы, свидетельствующие о приобретении товарно-материальных ценностей на спорные суммы) и не вернули их в кассу либо на расчетный счет организации.

Контролеры признали указанные денежные средства доходом сотрудников и начислили НДФЛ.

часть спорных сумм израсходована на приобретение ТМЦ, что подтверждают карточки счетов 10, 50, 76, где имеется информация об оприходовании имущества от сотрудников;

выплаченные гендиректору и главному инженеру денежные средства являются возвратом ранее полученных от них займов.

сами по себе карточки бухгалтерских счетов не являются первичными документами, не могут служить основанием и доказательством целевого расходования подотчетных средств;

денежные средства не признаются возвратом займов, поскольку общество не доказало получения (выдачи) таких займов.

В принятых по делу судебных актах указано следующее.

Согласно позиции Президиума ВАС (Постановление от 03.02.2009 № 11714/08) не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а имущество принято организацией на учет. Работник организации, получивший денежные средства под отчет, после приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для нужд организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов (в частности, чеки ККТ, товарные чеки и др.), а также указывает суммы затрат по ним.

Обратите внимание: в случае если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в базу по НДФЛ.

В силу того, что в материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, спорные указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и облагаются НДФЛ.

Данный вывод согласуется с позицией Президиума ВАС, изложенной в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12.

Согласно имеющимся у общества приказам (о возврате и отчетности по полученным под отчет денежным средствам) работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны представить авансовую отчетность в срок до 31 декабря года, в котором получены денежные средства. Таким образом, общество по состоянию на конец каждого проверяемого года должно было располагать всеми авансовыми отчетами с приложенными к ним первичными документами или документами, свидетельствующими о возврате неиспользованных денежных средств в кассу (поступлении на расчетный счет). Довод о том, что выданные под отчет и не возвращенные работниками денежные средства являются задолженностью этих лиц, не может быть принят, поскольку со стороны организации отсутствовали какие-либо попытки взыскания подотчетных сумм.

Некоторые выводы

Пренебрежение правилами оформления документов, отражения операций на счетах бухгалтерского учета, внутреннего контроля и попытки уйти от обязанности исчисления и уплаты налогов неминуемо обернутся финансовыми потерями. Проверяющие умеют выявлять факты получения необоснованной налоговой выгоды и доказывать недобросовестность налогоплательщиков даже в более сложных случаях. А уж если признаки нарушений лежат на поверхности, налоговикам вообще не нужно напрягаться. Так и в рассмотренном деле:

купили стройматериалы и представили контролерам доказательства их использования для ремонта квартир руководства организации;

организация не имеет в собственности и не арендует транспорт с бензиновыми двигателями, но покупает на АЗС бензин;

приобретенные запчасти списываются без оформления документов;

руководству выдаются деньги в качестве возврата займов, которые не были получены; и др.

Какие документы подтвердят командировочные расходы в НУ

Налогоплательщик обратился в Минфин с просьбой разъяснить вопрос о документальном подтверждении расходов на командировки при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина от 27.09.2019 N 03-03-06/1/74457). Чиновники не стали повторяться и сослались на одно из своих ранних писем, в котором уже изложена их позиция по этому вопросу — Письмо Минфина от 18.12.2017 N 03-03-Р3/84409.

Итак, расходы на авиаперелет командировочного сотрудника (если билет приобретен в электронной форме) для целей НУ можно подтвердить:

  • маршрут-квитанцией электронного авиабилета и посадочным талоном, содержащим штамп о досмотре;
  • при отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне — справкой авиаперевозчика (или его представителя), в которой есть нужная для подтверждения полета информация;
  • если нет вышеуказанных документов — иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В то же время в налоговом законодательстве не закреплено конкретного списка документов, которые бы являлись основанием для признания расходов при расчете налога на прибыль.

Признавая расходы в целях НУ, следует учитывать общие нормы (Письмо Минфина от 27.09.2019 N 03-03-06/1/74455):

1. Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Расход признают обоснованным, если налогоплательщик намеревается получить экономический эффект в результате предпринимательской или иной экономической деятельности.

Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами:

  • оформленными по нормам законодательства РФ;
  • либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота (при осуществлении расходов в иностранном государстве);
  • и (или) документами, косвенно подтверждающими расходы: приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе, таможенной декларацией и др.

2. Оправдательные документы должны быть надлежаще оформлены

Это значит, что для каждого факта хозяйственной жизни должен быть первичный учетный документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 1, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Если же для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, именно их и следует применять.

3. Кассовые чеки и БСО как оправдательные документы

Чеки и БСО должны содержать реквизиты, перечисленные в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, в том числе информацию о продавце и покупателе. При этом идентификация покупателя происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации.

Обратите внимание: при отсутствии в чеке QR-кода расходы в НУ не учитываются как не имеющие надлежащего документального подтверждения (Письмо Минфина от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Резюмируем все вышесказанное: расходы могут быть учтены в НУ, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из этих документов четко и определенно видно, какие именно расходы произведены (Письма Минфина от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 N 03-01-15/63722).

См. также:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. С 25.02.2019 обратите внимание на подтверждение авиарасходов на командировкиДело в том, что с этой даты авиапассажиры, прошедшие онлайн-регистрацию.
  2. Расходы на рекламу в Интернете – что с налоговым учетом?Затраты на рекламу, публикуемую в Интернет-сети, разрешается относить в базу.
  3. Как учитывать расходы на сертификацию в НУВ Письме от 29.07.2019 N 03-03-06/1/56593 Минфин напомнил, что расходы.
  4. Как учитывать затраты на загранкомандировку — со справкой о покупке валюты и без нееМинфин в Письме от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293 пояснил, как в.

Карточка публикации

Разделы:
Рубрика:Горячие темы и новости 1С Бухгалтерии / ПРОМО: 1С Бухгалтерия / Прочие косвенные расходы
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение:03.02.2020

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме “Задать вопрос” возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку “Задать вопрос”, я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Ссылка на основную публикацию